教育内容的生产、加工、存储与发布流程
随着信息技术与数字出版的迅猛发展，不断更新的数字产品正迅速改变着以纸质出版物为主体的出版格局，教育内容的交互发布的需求现实地拉动着其生产与交换方式的颠覆性变化。随着信息技术向各部门、各环节的不断延伸，必须变传统的图书编校流程为基于不断更新的数字出版理念、数字技术成果与互连网技术的教育内容的生产（研发与编创）、加工（编辑、校对与排版）、存储与发布一体化流程，最终实现在线协同编纂与全媒体交互传播。
一、研发与编创
一、编写体例与修订方案的研发
教育内容的研发与编创含编写、修订、汇编与整合等多种形式。针对不同受众的多样化、个性化需求，对海量教育资源进行不同角度的汇编与多次整合，也已成为一种重要的创作性活动。必须在动态把握市场需求，及时吸纳教改的最新成果，博采众家之长，并通过创新形成特色，整体规划多媒体的交互发布，方能保持领先地位。
（一）市场调研与竞品收集
1．市场竞品调研是选题策划与图书修订的必要的基础工作。
（1）编辑部研制同步练习（分基础与提优）、单元试卷、专题提优、期中期末复习、小升初与中高考复习、教材同步讲解和工具类、阅读类、考试类、英语专项类、作文类、竞赛类等常销套系调研表。
须针对运作中的每个套系分阶段进行调研。
新选题的策划也须以充分的市场调研为基础。
（2）“学科王”网站密切关注不同受众的需求变化和网络、数字的多元态势，进行产品形态的调研，及时制定立足公共资源与原创资源的产品形态的创新。
2．每年9、10月（上册）：通过市场调研，确定各同步套系在全国市场上的主要竞品，并分析其主要的优势、特色：
（1）确定春雨各套系下册图书的体例是否需迅速借鉴、调整；
（2）对照分析公司各套系、各分册图书存在的缺陷和提升、创新的路径，启动研制春雨下一财年主要套系的修订方案；11—12月，收集全部下册竞品，
完成下一财年各同步套系的编写体例与修订方案。
编辑部与市场部互动确定各常销套系的调研时间、区域等，销售部、客户服务部协助推进完成。
3．市场部汇总各区域竞品调研信息，确定主要竞品与购买品种，经批准后统一购买。主要竞品确定须能体现区域全国与市场特征，博采众家所长。
4．拓展科学、历史与社会、教科版小学语文、青岛版数学等地方性极强的教材的收集，其竞品的调研须落实到具体的省市（如：浙江、广东深圳、青岛）。
5．小学、初中英语应该主动拓展教材收集范围，因未找到小版本英语教材而至今未配齐主要套系英语分册的区域，须拓宽收集渠道；同时，请当地经销商购买使用中的教材和已面市的畅销教辅，逐步拓展同步套系的出书品种。
（二）用户反馈与市场需求调研
1．编辑部须加大面向一线教师、学生等用户的调研，充分积累并主动运用教师资源，与销售部各省区互动，拓展使用春雨图书的教师队伍，为主要同步套系的各学科、各学段均找到使用效果调研点。
如：南外等教师反映，南京市各学校的地理期末考卷多运用时政材料命制新题，而《期末闯关》7—8年级地理上册却鲜有此类题目，缺乏鲜明的时代气息；《实验班提优训练》7、8年级数学被南京多所名校普遍指定使用，得力于其难易梯度得当，题型新颖、丰富，素材鲜活，贴近时代生活等特色。
2．通过教育类报刊、网站等，积极拓展教师资源；主动参与“学科王”网站的资源建设与各项活动，实现教师资源的充分共享。
与市场部、网络运营部、各门店的会员管理系统协作，打造教师资源的共建共享平台——信息技术部支持。
3．有组织地联系“农家书屋”受赠学子与其他受赠学校的老师，在吁请共同关注受赠学子的学习效果、成长历程的同时，请求指出赠送图书的不足、提出改进意见（制电子表，专用邮箱）。
4．各学科组都要通过直销、经销商等，也可请修订老师推荐，多渠道了解使用相关分册的学校、教师，跟踪、征求教师的意见，请求协助审读，提出修订、提优的建议，建立付酬标准。
5．向一线教师广泛征集有创意的好选题；从一线遴选有经验的老师，征询
修订建议，参与选题研发，给予奖励。
二、策划方案的编写
（一）图书的策划方案分修订方案与编写体例两种。
1．必须有竞品的对比分析，指出各自的优势、特色与可借鉴之处，指出不足与需规避的缺陷，提出完善、提升的方向，表达对修订方向的参考。
2．对原书存在问题的类型的列举一定要全面、准确，体现学科、学段与现有图书的实际状况，不得出现套话、空话和因盲目追随其他学科、学段而带来的错误判断，由此形成全面、准确的修订、提升方向。
3．对问题案例的列举、描述要准确、翔实，足可引发修订者的注意。
这就要求必须对各相关品种进行全面审读，责任编辑、首席编辑、学科助理、研究员注重平时审读时日积月累。
4．由于每个年度都会有品种未能修订，同时，并不是修订的品种都能达到方案要求，因此，确定修订方案时一定要结合上一年度存在的问题，对“已修订”与“未修订”的图书进行比照性列举、分析。
2011财年中学语文学科已有较好的文本。
5．11秋同步试卷进行无纸化编校尝试；12春起，全部练习类及其他无技术障碍的图书均进入无纸化的修订、撰稿与编校阶段，初步实现出版数字化。
修订方案与编写体例须立足多媒体发布、传播的要求，在提供的原书（电子文稿）、资料（试卷、试题等）与编写、交互发布等各个环节统一规划，提出明确要求。
（二）网站的策划案主要为：
1．学科频道的版面与功能改进方案：必须每3个月有一次
2．学科频道的内容改进方案，资料包、电子书的研发方案。
各学科均须立足不同月度的市场关注热点和公共资源、原创资源，提出网络产品的研发计划。
3．资源征集：必须结合活动方案、营销方案的设计，保持使网络产品的新颖性与创新性。
三、编写、修订与试卷（题）收集、汇编的必要支撑
1．作者必须是教材的使用者或曾经使用者，稔熟最新教材、教参。
2．编辑部提供修订方案或编写体例。
3．以有效的方式让作者拥有指定竞品图书（含各对应版本、上下册），知晓同类竞品已经达到的高度，实现修订超越。不得盲目敷衍或妄自尊大，导致内容失去市场竞争力。
如：《教材全析》初中语文各册的修订者均须拥有《教材全解》《教材解析》《教材完全解读》《新教材完全解读》（吉人）的对应各册。
多人修订的，可各购置一册，按修订的单元进行拆分。
4．学科助理、首席编辑约稿时须向每位作者不间断地提供春雨专题资料包，且要确保该资料包（试卷、试题文档）是“学科王”网站不同专题资料的汇编与整合，并成为网站的电子书或资料包产品。
要求各学科助理、首席编辑必须与网络运营部协作，主动加入“学科王”的试卷与其他资源的收集、加工，拓展网站各类试卷资源收集的范围，将自行收集到的新的试卷（含答案与解析）及时上传至网站相应频道。
5．作者须同时成为“学科王”的注册会员，并按照网站各频道要求上传执教学校的最新单元测试、月考、期中期末卷、专题复习卷与各类模拟卷等。
引导作者熟知网站的运作、奖励模式，形成具有通过各大专业网站多渠道获取最新资源并加以运用的意识与能力，以确保及时吸纳教育发达地区与名校的最新试卷、试题资源，动员作者将编写与教学过程中发现的新的、有价值的试卷（含答案与解析），上传至网站相应频道。
编辑部会同网络运营部在《“学科王”公共资源征集与使用办法（练习与试卷类）》中确定具体的路径。
6．学科助理、首席编辑要求作者上传的试卷要确保试卷真实、归类规范、无差错，以Word文档形式呈现，便于下载。
7．强调研究式编写、修订。
（1）栏目样稿。修订方案或编写体例确定过程中，须专项研制出单元、课时经常出错的栏目的优秀样章，并向该套系所有参加编写的人员推荐。
如：11秋针对《教材全析》高中化学的“背景情境导入”栏目，即由研究员研制了各种4种类型的样稿。
（2）编写样章。助理、首席编辑约稿并达成合作意向后，须会同各册主编
依据方案或体例，研制一个完整章节的样章，经各学科首席编辑、助理、研究员审读确认达到预期要求后，方可寄出合同，开始编写、修订。
（3）编辑部须加大对责任编辑的培训力度，使每位责编均熟悉各套系体例或方案要求，对稿件质量形成一定的评价与识别能力。
8．多媒体发布要求内容编创必须做到：
（1）有上传价值的试卷，以附“全解”与“解析”者优先；至少需有答案。
（2）不同套系、同一年级与学科的语文与英语选文应规避重复；在不影响题型的典型性、区域的代表性的前提下，不同套系、同一年级与学科尽可能做到不重复使用同一中考或高考题；严禁出现抄袭现象。
（3）充分运用最新考题与各类模拟题，强调运用时政与最新科技与生活材料，改编或原创新题，是实现选题与其他内容创新，保持图书的创新性、新颖度。形成市场竞争力的可靠途径。
网站可在4月起开设“原创押题”频道，发动名师进行高考、中考押题。
四、编写与修订的技术支撑与规范要求
1．按版式模型编写或修订的图书（如《1课3练》《单元双测》《课时训练》等）
（1）修订图书向作者提供原书的电子文档，套做图书提供母本的电子文档。
（2）电脑部将书版文件转换为word文档时，编辑需审读后方可提供（再次修订时编辑部只需提供word清样文档即可）。理科及含图片文件转换时，须注意：
① 电脑部需转出对应的图片、公式、表格、字母等；
② 编辑部对照原书进行一次校对，补充缺失的图片、表格、公式、字母等； ③ 委托作者写稿时注意检查是否有公式、图片等丢失。
（3）学科助理、首席编辑通过约稿分析，确定新编或修订图书开本，各类课时练习、卷种所占页码，单、双、三栏等；各栏目、层级的篇幅占比。
（4）首席编辑会同美编、排版人员研制版式，形成各套系、学段的成型版式，同时制作各套系、学段的版式模型（图标占行以文字代替），模型要求确定版心、字号、每页行数、每行字数、每页总字数，同时标注各类标题、图标所占行数。
依据方案或体例，研制一个完整章节的样章，经各学科首席编辑、助理、研究员审读确认达到预期要求后，方可寄出合同，开始编写、修订。
（3）编辑部须加大对责任编辑的培训力度，使每位责编均熟悉各套系体例或方案要求，对稿件质量形成一定的评价与识别能力。
8．多媒体发布要求内容编创必须做到：
（1）有上传价值的试卷，以附“全解”与“解析”者优先；至少需有答案。
（2）不同套系、同一年级与学科的语文与英语选文应规避重复；在不影响题型的典型性、区域的代表性的前提下，不同套系、同一年级与学科尽可能做到不重复使用同一中考或高考题；严禁出现抄袭现象。
（3）充分运用最新考题与各类模拟题，强调运用时政与最新科技与生活材料，改编或原创新题，是实现选题与其他内容创新，保持图书的创新性、新颖度。形成市场竞争力的可靠途径。
网站可在4月起开设“原创押题”频道，发动名师进行高考、中考押题。
四、编写与修订的技术支撑与规范要求
1．按版式模型编写或修订的图书（如《1课3练》《单元双测》《课时训练》等）
（1）修订图书向作者提供原书的电子文档，套做图书提供母本的电子文档。
（2）电脑部将书版文件转换为word文档时，编辑需审读后方可提供（再次修订时编辑部只需提供word清样文档即可）。理科及含图片文件转换时，须注意：
① 电脑部需转出对应的图片、公式、表格、字母等；
② 编辑部对照原书进行一次校对，补充缺失的图片、表格、公式、字母等； ③ 委托作者写稿时注意检查是否有公式、图片等丢失。
（3）学科助理、首席编辑通过约稿分析，确定新编或修订图书开本，各类课时练习、卷种所占页码，单、双、三栏等；各栏目、层级的篇幅占比。
（4）首席编辑会同美编、排版人员研制版式，形成各套系、学段的成型版式，同时制作各套系、学段的版式模型（图标占行以文字代替），模型要求确定版心、字号、每页行数、每行字数、每页总字数，同时标注各类标题、图标所占行数。
（5）版式模型发给主编，安排作者按照设定的模板、页码撰写（或修订）所负责的章（单元）、节（课），并要求修订部分采用不同颜色进行标注，以方便编校与统计修订面积。
（6）手工图片或化学式、结构式处理办法
① 必须确保图片或化学式、结构式符合题意。电子形式的，直接插入稿件；纸质形式的，需在稿件中留出相应位置并作简要的插入描述，纸质稿另寄至公司；
② 若确需安排画图，则需在稿件中留出相应位置并作所需图片的详细描述。
（7）公式用公式编辑器为编写工具，不得以图片形式展示公式。
（8）分册主编负责审读，并确保：
① 内容质量达到体例或方案要求；
② 按照体例或方案对印张的要求，确认各章（单元）、节（课）的页码与分册总页码，确保基本符合要求。页码（印张）误差范围不得超过3%。
③ 所交稿件是经整合后的完整稿件，并以word文档形式交稿。
（9）目标：实现在线编纂和修订，分册主编与首席编辑、学科助理同步验收。
2．无法按照版式模型编写或修订的图书
（1）讲解类图书（如《教材全析》《高考总复习》等）
① 依据书稿内容、排版复杂程度及作者水平，确定作者用电子文档还是纸质形式交稿；修订图书同时确定向作者提供原书供剪贴还是提供原书电子文档。
② 以电子文档形式交稿的，依据书稿内容、排版的复杂程度及作者水平，确定是否研制版式模型并要求作者按版式模型编写。
按版式模型编写或修订的，基本流程同“1”，确定版心、字号，大体折算每页行数、每行字数、每页总字数。
图片、公式及化学式结构式等的处理方式同“1”。
③ 讲解类图书页码误差范围不得超过5%。
④ 此类图书12春起要求至少采取电子文档形式交稿。
（2）竞赛类图书（如《奥赛解题题典》《举一反三》等）、扫描版试卷
由于竞赛类图书自身具有的复杂程度（公式、图片等）及作者电脑技术水平，
目前只能以纸质稿或电子与纸质混合型为主。
扫描版试卷本身属于纸质稿范围。
加工（编辑、校对、排版）
一、书稿审稿
1．学科助理、首席编辑须对书稿（word或纸质）进行初审，并依据编写体例或修订方案、样章等，给出审读结论。
（1）内容审读：章节、栏目是否完整，是否存在定位不准的问题，选题的题量、题型、材料新颖度等是否达到要求，是否存在已列举或常见的问题，答案与解析是否完整，全书是否与样章质量一致。
（2）页码预审：对Word文档，要确定各单元、章节、课时的页码与整体印张是否符合要求。
2．初审须3日内完成：稿件达到发稿要求的，安排编校；稿件质量不合要求或内容过多、过少的，退回修改或退稿。编辑无权大面积的删稿。
3．审读结论需如实在编务系统平台登录。
4．对修订或套做图书，其修订或套做的面积须及时统计登录在编务系统平台，以便统计校对费、工作量等。
5．部门主任、研究员将不定期抽查初审情况。发现不审稿或审稿不到位现象，将对责任人作出相应处罚。
二、编辑、校对流程
1．版 式
作者样章确定后，各组按《封面与版式设计计划表》的任务及时间要求完成版式设计，套做版式需在版式确定后一周内完成。
2．无多媒体发布要求的图书
（1） 按照版式模型编写和未按照版式模型编写的的新编图书电子稿件 ① 分为毛校、一校、word文档终校三个校次，为无纸化编校。
word终校完交电脑部套版式发出通读，通读为纸质编校，该校次主要纠正word文档转换为书版时出现的各类问题（工作量计为一般校次的50%）。
② 无纸化编校原则上不得超过三个校次，若需做第四个校次，需书面说明原因，经部门主任签字同意后方可，否则，由责任人自行承担因增加校次而产生
的一切费用。
质量较好的电子稿，可酌情减少1个校次。
责编校对量：四个校次计1.5，三个校次计1.2，两个校次计1.0。
字典、辞典等工具书可按实际情况报批后增加1~3个校次。
③ 严格执行差错率登录制度。
毛校允许的差错率：理科万分之五以下，文科万分之四以下；
一校允许的差错率：理科万分之二点五以下，文科万分之一点五以下；
终校允许的差错率：均为万分之一以下。
每一校次均须对前一校次给出结论。
④ 如需审稿，一校结束后将电子稿（全稿）发作者审读；审核、验证、做题必须在10日内完成，拖延交稿按《合同书》每天扣发总稿费1%。
⑤ 作者的参考答案、解题过程及其他知识性差错统计表
a．该项每校次均须在“编务管理系统”上明确登载，由责任编辑给出结论。 b．数、理、化非练习、试卷类图书每校次均含验题，一校须专门逐题做题。其校次及做题安排见专项规定。
c．责任编辑比照一校样与作者原稿、作者审读校样，如作者的参考答案、解题过程及其他知识性差错与付酬字数的比率(按章、单元或部分计)在万分之零点五以上，可直接安排追加做题，做题费同一校。该做题费从作者稿费中扣除。
如认定全书不合格，须保留参考答案、解题过程及其他知识性差错的原稿、校样及其他证明材料，以便作者查对，其与付酬字数的比率须书面通知该书主编。 任一个校次发现该项比率累计超过万分之零点五，均可追加做题。做题费同一校；如累计差错率在万分之零点五以下，视为全书合格。
该差错率采用滚动统计，每个校次均有效。
d．结论须真实、公正，证据齐全，表述清楚。经部门主任核准后书面通知对方，并在“编务管理系统”中存档备案。
修订图书除遵循上述新书的一般原则外，还需遵循以下原则。
（2）按照版式模型修订或套做图书的电子稿
① 修订面积在30%以内的，根据实际情况，采用“1+1”或“2+1”(均含毛校)的模式，即新写稿（色笔标出部分）在电子稿上做1或2个校次后，插入全
稿完成word文档终校。由电脑部套版式发出通读稿，通读为纸质编校。
② 修订面积在30%~60%的，采用“2+1” (含毛校)的编校模式。即新写稿（色笔标出部分）在电子稿上做2个校次后，插入全稿，对全稿完成word终校。word终校完成后交电脑部套版式发出通读，通读为纸质编校。
③ 修订面积大于60%的，按照新编图书要求处理。
④ 有多种发布要求的，一校后插入全书调整后作为最终电子版发布。
（3）未按照版式模型修订或套做的电子稿
① 修订面积在30%以内的，根据实际情况，采用“1+1”或“2+1”(均含毛校)的编校模式，新写稿（色笔标出部分）在电子稿上做毛校或一校后插入全稿完成word终校。由电脑部套版式发出通读稿，通读为纸质编校。
② 修订面积在30%~60%的，采用“2+1” (含毛校)的编校模式。即新写稿（色笔标出部分）在电子稿上做毛校后，插入全稿完成word终校。由电脑部套版式发出通读稿，通读为纸质编校。
③ 修订面积大于60%的，按照新编图书要求处理。
④ 有多种发布要求的，一校后插入全书调整后作为最终电子版发布。
（4）纸质稿或电子与纸质混合型新编图书
到稿后由电脑部以word格式录入后发往编辑部，毛校、一校和word终校均为无纸化编校。其他同“按照版式模型编写的电子稿件”。
（3）纸质稿或电子与纸质混合型修订与套做图书
电脑部先期以word格式将修订或套做部分录入，并插入原书电子稿。
具体编校及发布要求同上（1）（2）。
（4）理科非练习、试卷类修订图书修订图书
修订部分只做一遍题，非修订部分采取抽查验题的方式。抽查部分包括内文及做题不少于全书总字数及题数的10%，抽查内容不固定哪一章节，差错如超过万分之一时，则非修订部分必须做一遍题。
练习、试卷类图书做题见 《理科练习、试卷类图书校次安排及做题的规定》。
（5）若因责编原因而需增加校次的，须在编务系统中说明原因并经学科助理及部门主任确认方可。该校次的校对费减半发放。
2．须多媒体发布的图书
稿件校次安排同“I”。
（1） 按照版式模型编写的电子稿件
一校稿改出后输出的电子稿作为电子版发布。
（2）未按版式模型编写的电子稿件
一校稿改错出后输出的电子稿作为电子版发布。
（3）纸质稿或电子与纸质混合的稿件
纸质稿由电脑部以word格式录入调整后发往编辑部，一校稿改出后作为电子版发布。
三、编辑与排版对接规定
1．有录入要求的稿件word文档返回，word文档终校交电脑部转为书版校样返回，书版校样到清样返回，发片至胶片返回均需规定注明要求到达时间；要求不明确，电脑部可予以退回；三次要求不明确，应对其进行岗位培训。
2．因电脑房不能按时完成的，必须上报部门主任备案，作为迟延交片的理由；若隐瞒不报，或与排版员私下协商而延迟交片的，按延迟交片规定处罚。
3．套版式转书版后到达编辑部的校样版式，内容差错率不得超过万分之零点五，否则退回电脑部重新处理、重发清样，并对应记录入本阶段所用时间。
四、其他规定
1．责编校对费、超产校对费、做题费等见 《校对费发放标准及超产》《理科练习、试卷类图书校次安排及做题费的规定》等。
2．同一本书，专职编辑(非责编)参与校对的量不超过该书校对总量的30%，超出部分将从责编校对费、责编校对费超产奖或工作量(超产校对费不足以抵扣时)折合扣除。
3．专职编辑对选文费、画图费等无自由处分权，各学科确定所需画的图，由助理统一报美编助理处安排，由其确定画图作者及稿费支付标准，并报经部门主任确认。
压题图、插图、尾花等应首先从公司《图库》中筛选使用；对新画的图应仔细检查，认真把关，不允许出现重复画图的现象。否则，重复出现的画图费用、重复约稿的画图费等均由学科助理及责编共同承担。
4．终校作为一个完整的校次，要仔细、准确地进行，发生虚假或不认真校读的现象，将处以3倍以上校对费罚款并予以公示。若与兼职(含专职非责编)串通一气弄虚作假的，将视为职业道德与个人品质恶劣，一律无条件解聘，不兑算任何校对费与超产奖。
5．责编原则上只能完成终校的40%~70%，超出部分不发校对费；确需责编一人完成终校或超过70%的，需先说明原因，经学科助理同意并报部门主任批准后，方可进行，否则视为违规。
6．部门主任、研究员须不定期抽查各学科当季或此前同一本书各校次的校样(含原稿)；部门主任将依据抽查结论做出相应处理。
存储与发布
一、发布形式
1．多媒体发布——发布至学科王相应频道：
（1）按照现有学科频道，实现针对性发布。
（2）制作各种类型的电子书、资料包，对碎片化资源进行多次开发与运用。 以《奥赛解题题典》为例，可发布为：竞赛赛点的专题分类试题解析； 也可发布为：2009、2010等年度竞赛试卷解析。
（3）原创资源：借鉴国际国内电子书定价的一般做法，专项定价。
竞赛类和某些专业性较强的资源，与作者、资源开发者实行分成，已鼓励原创。
2．纸质发布。
（1）传统方式：电脑部自行出胶片；多色图书，由电脑部进行拼版。
责任编辑负责对片。
（2）CPT方式：由电脑部将PS文件通过网络传输至印刷厂，印刷厂负责拼版和印刷。
二、存 储
（一）依据部门需求，确定存储分工
在生产加工环节，涉及到存储的主要有编辑部、电脑部、网络运营部。由于各部门的业务需求不同，因此存储的要求也不一样。
1．编辑部
（1）将接受到的各种稿件（主要为主编、作者等提交的稿件）的原稿保存在服务器上。
（2）将编校过程中各个校次产生的Word校稿，上传存储在服务器上。
（3）编辑部完成内容的终校并统一全稿后，上传至服务器，供电脑部、网络运营部存取使用。
2．电脑部
（1）主要负责书版文件（FBD、TIF、PS、PDF等）的存储。图书内容清样后，负责将其保存在公司的统一服务器上，并方便检索，（存储方式需多个部门协调后商定）。FBD、TIF等文件主要供后期修订，PS文件需配合CPT等技术使用，PDF文件主要用于编辑部、财务部结算使用。
（2）电脑部除了将最终文件存放到公司统一的服务器上外，还需在部门内部搭建临时文件服务器，用于存储版式、图片、临时稿件等文件，供任务流转使用，由电脑部自行决定该类文件的保存时间与存取安全措施。
（3）主编、作者提供的手工稿，由电脑部负责录入并转换成Word文件，存储到公司统一的文件服务器上，供编辑部下载使用。
3．网络运营部
基于网站发布的现有要求，其信息的组织形式与单独的文件存储方式要求是不一样的，同时还有大量网上收集的公共资源，须按现有频道专项存储，原则上不予删除。
（二）资料存储时间
1．资料存储时间可因资料的性质不同而异，有些资料可保存得短一些，如编辑部编校过程中的中间稿，主要供计算工作量和考核使用，这样的稿件可保存2年。此外的稿件，如后期需修订的，以预定的修订时间为准，修订后原稿再保留1年；无修订要求的，可保留3年。否则，将占用大量的存储空间。
2．由专人通过系统提供的功能进行安全的资料删除，并记录操作日志。
三、安全措施
由于很多文件将以电子形式进行存放，且是易于编辑的Word形式，这就对资料的安全性提出了很高的要求。安全隐患有丢失、盗用、破环、篡改、混乱、身份认证与物理文件损坏造成数据丢失等类型。由于很多资料具有较强的时效
性，因此在某些方面不要过分严格，导致整个项目无法进行，同时也要在现有可行的条件下，尽量做到资料的安全。安全方面涉及到如下几个方面：
1．身份认证：信息传递过程中（特别是邮件系统），需交流双方或多方都要有一个明确的身份识别方式，一般是采用邮件地址的方式来进行，那么就要求每个人员（包括兼职人员）都要保存好自己的邮箱登录密码，以防止其他人盗用。
2．通过信息化系统进行的资料传输（如编务系统），需要明确各个环节的操作人员是谁，并保存好操作记录。另外，同样，使用系统的人员需保存好自己的登录密码，防止别人盗用。
3．文件服务器需有严格的存取访问控制，由专人负责维护，其他人无法直接存取服务器上的文件，尚需搭建其他信息化系统。另外，对于文件资料的存储，信息系统不提供一次性下载全部图书资料的功能，若有此需求，需有严格的批示并由技术部门来协助完成。
4．文件服务器作为全公司资料的存储中心，除了需要防止人为破坏等外，还要防止硬件自身的损害带来的资料损失，因此，需有专门的备份存储设备，并设置好备份策略。
5．专项研制集团内部系统安全管理规定。
补充说明
1．鼓励各级编辑自行研发、设计选题，或提出选题建议，一经采用，按照相关规定给予奖励；也可成立项目组。
2．鼓励进行规范的地方化合作，鼓励图书的编写、修订者在本区域推广、使用。
如所选主编（作者）在当地有一定的影响力，教材版本使用区域较少，操作规范（有合同，及时结账），修订及时，即有可能形成销售。如：《课时训练》初中生物，已持续多年；小学《阅读与拓展》新近开始合作。
3．各学科通过邮件提交编写体例或修订方案，并同时提交分析样书、主要竞品等；方案获准通过后，编辑部及时出具《出片计划表》，与市场部互动确认后，报总裁批准。
《出片计划表》同时给出交稿时间、版式完成时间的要求，以方便考核。
4．不得复制再现教材上的图片、表格等，以规避侵权。需使用时，须重新处理。