物业收费管理制度
为了规范公司各物业管理收费工作的管理，完善收费记录等基础会计工作，加强对物业管理收费工作的会计监督，结合本公司实际情况，特制订本制度。
一、 总则
（一）本制度是依据《中华人民共和国会计法》等法律法规制订的强制性规定，各管理部门必须严格参照执行，对于试行过程中出现的问题可及时协商解决。
（二）物业管理部门负责人应根据本制度规定组织、管理收费工作，并对收费管理制度的建立健全及有效实施负责。
（三） 物业管理服务费用途：主要用于支付办公区域范围内的公共设施和设备的运行、保养、日常维修、清洁消杀费、绿化养护费、治安费及小区有效物业管理所发生的必要成本支出等。
（四）收费管理制度应达到以下基本目标：
1. 规范各类收费行为，保证收费资料真实、完整；
2. 不相容职务由不同的人员担任；
3. 建立并完善收费记录，保证各类相关账册的记录准确，并做到数据来源清晰、账账相符；
4. 各类数据应及时上报公司财务部，保证财务数据及时传递，为管理活动提供及时、准确的信息；
5. 加强对物业管理费收支活动的会计监督。
二、 收费分工
（一）按照不相容职务相分离的原则，收费业务授权批准、收费业务执行、收费稽核检查等工作应由不同的人员执行，以达到明确职责权限，形成相互制衡机制。
（二）以下工作是不相容的：
1. 收费金额确认工作与收费工作；
2. 水、电、气等费用的抄表工作与收费工作；
3. 各类押金收取标准、押金退回的确认工作与收费工作；
4. 应收款的记录工作与收费工作。
（三） 收费工作分工如下：
1. 物业主管负责应收管理费和其他相关费用收取标准、收费起止时间的确认工作；
2. 物业主管负责确定押金收取标准、押金准退批准及处理工作；
3. 水电工负责辖区内所有由公司支付费用的水电表的抄录工作；
4. 收费员负责以上各项经确认的收、付款内容进行收、付款作业，编制相关报表；
5. 统计员负责数据的统计工作；
6. 财务部负责收付款业务的稽核工作。
三、 收费程序
（一） 物业管理费、空调费、暖气费收费程序：
1. 由物业主管在当月5日前根据相关收费文件和管理情况确认当月应收金额，打印应收清单，经物业管理主任签字确认后，报物业管理部收费员及公司财务部。
2. 物业主管依据经确认的本月应收管理费明细填入《管理费收费台账》的相应栏内，内容包括：应收费所属时间、管理费小计及累计金额并签名盖章。
3. 收费员依据《管理费收费台账》的记录情况，收取相应的管理费。
（二）水电费收取程序
1. 水电工应在次月5日之前抄录水、电表，报收费员，收费员据以计算相关费用，区分代收代付和公司自用情况，并在7日前上报财务部，水电表的抄录时间应尽量与水、电部门的抄表时间统一。
2. 水电工应对公共区域的水电的耗用情况负责，按月统计公共水电耗用数据并进行对比分析，发现异常情况应及时排查，确保无漏水现象。
（三）押金的收退程序
1. 收取各类押金时，由物业主管根据相关规定的收费标准，填制收费通知单，收费员根据通知单收取押金。
2. 退押金时，由物业主管根据具体情况确定退款金额，并报物业管理主任签字，收费员据以退付押金。
3. 收费员在登记《现金收费日记账》的同时，必须建立相应的《押金收退记录本》登记押金收、退、存情况，并每月与财务部核对。
（四）停车费的收退程序：停车费的收取分为按月收费和临时收费两种形式。
1. 按月收费由车主向收费员缴纳，收费员收款后书面通知制卡部门制作出入卡，制卡部门根据通知单的内容制作出入卡，交给车主。按月收费的收费情况应按月编制收费清单，列明所属起止时间，报公司财务部，金额必须与上报数字一致。
2. 临时停车的停车费由保安人员收取。保安人员交接班时应清
点停车票和票款，然后双方在交接记录本上签字确认后，下班的保安人员将所收票款及用完的停车票存根上交收费员，停车票留给接班的保安人员。
3. 保安人员所收票款必须及时上交收费员处，不得长时间滞留。
4. 收费员应及时检查保安人员的交接班记录，核查保安人员的停车票和票款数量金额，发现问题及时通报整改。
5. 保安人员应估算停车票的使用量，不够时应及时向收费员领取，收费员应建立账本等级停车票的领用、退回情况。
6. 公司财务部和办公室将不定期的对车辆收费进行突击检查，查实车辆收费情况，如有舞弊行为将进行严厉惩处，情节严重的，移交公安部门依法惩处。
（五）收费员收费后，应将当天所收现金、支票及时交存银行，并将相应的收款收据“财务联”与交款单一并交由公司财务部，收款收据“管理处联”则由收费员留物业管理部按月装订以备查验。
（六）除非得到董事长/总裁的授权，任何人无权减免应收款项。收费员应严格按照上报的各项收费清单收费，如有减免应收款项的，应有董事长/总裁的亲笔签名，并做好相关资料的保管工作，以备查验。
四、 收费记录
（一） 收费员应对每笔现金收支进行记录，内容包括：收费日期、单据号码、房号名称、车牌号码、费用所属期间、摘要及相关的明细金额。
（二）采用银行票据方式收取的收入，收费员应向公司出纳员落实到账情况，除上一条所列内容外，还应记录所收费用转入的银行账户名称等相关信息。
（三）收费员收取的现金应于当天送存银行，如无法在银行停止对公前交存银行，应最迟在下一个工作日及时交存银行，对于跨月收取的款项则必须在当月交存银行。
（四）除根据物业管理主任授权退付押金外，收费员无权支付现金，如临时急需可在电话报请公司负责人及物业管理主任，经同意后先行动用备用金，事后必须由公司负责人及物业管理主任补签名。备用金不足的大额借款必须按规定办理借款手续，并在财务部的调配下支付款项。
（五） 物业管理部应记录的账册如下：
1.《物业管理费台账》：由物业主管按月记录应收款情况，收费员记录实收情况，记录后必须签字或盖章，以备稽核、检查；
2.《月卡销售记录台账》：记录月卡销售情况，记录后必须签字或盖章，以备稽核、检查；
3.《现金收费日记账》、《转账收费日记账》：由收费员按日分别登记，转账的收费应当记录转入银行账号，与出纳员的记录一致，必须结出本日合计、本月累计发生额和余额。
4.《押金收退记录帐》：按不同种类的押金分别建账，及时记录押金的守、退、存情况，并每月与公司财务部核对确认；
5.《水电费收费表》：记录代收代付水电费的收支情况，该记录应与《现金收费日记账》、《转账收费日记账》的记录一致。
（六）《现金收费记录本》记录的要求：
1. 除按规定允许使用红色墨水书写外，只能使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。
2. 每笔现金收费的收据、发票登记一行，日期、收据（或者发票）号码、房号、摘要、合计金额、明细金额和其他有关资料逐项记入相应栏内，要求做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
（三）收费员收取的现金应于当天送存银行，如无法在银行停止对公前交存银行，应最迟在下一个工作日及时交存银行，对于跨月收取的款项则必须在当月交存银行。
（四）除根据物业管理主任授权退付押金外，收费员无权支付现金，如临时急需可在电话报请公司负责人及物业管理主任，经同意后先行动用备用金，事后必须由公司负责人及物业管理主任补签名。备用金不足的大额借款必须按规定办理借款手续，并在财务部的调配下支付款项。
（五） 物业管理部应记录的账册如下：
1.《物业管理费台账》：由物业主管按月记录应收款情况，收费员记录实收情况，记录后必须签字或盖章，以备稽核、检查；
2.《月卡销售记录台账》：记录月卡销售情况，记录后必须签字或盖章，以备稽核、检查；
3.《现金收费日记账》、《转账收费日记账》：由收费员按日分别登记，转账的收费应当记录转入银行账号，与出纳员的记录一致，必须结出本日合计、本月累计发生额和余额。
4.《押金收退记录帐》：按不同种类的押金分别建账，及时记录押金的守、退、存情况，并每月与公司财务部核对确认；
5.《水电费收费表》：记录代收代付水电费的收支情况，该记录应与《现金收费日记账》、《转账收费日记账》的记录一致。
（六）《现金收费记录本》记录的要求：
1. 除按规定允许使用红色墨水书写外，只能使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。
2. 每笔现金收费的收据、发票登记一行，日期、收据（或者发票）号码、房号、摘要、合计金额、明细金额和其他有关资料逐项记入相应栏内，要求做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
3. 除现金交存银行的数字记在“贷方”外，其余收付费都记入“借方”各相关栏内，如退回借款等付出现金的事项，可在“借方”各相关栏内记为负数，且借方各明细栏之和应与“借方合计”栏金额相等（否则，该笔记录必有差错，必须查明原因，进行更正，直到平衡为止）。
4. 每一帐页登记完毕结转下页时，应结出本日开始到上一行止的发生额合计数，记在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。
5. 所收现金送交银行时，应注明现金解款单的编号或交易流水号，并将金额记入“贷方”栏内。
6. 每天必须结出当天各栏目的合计数，并在摘要栏内注明“本日合计”字样，同时用红笔将该行上、下各划一条单线（本行数字实际上正是收费周的每日实收的数字，以后就可以用改行数字与统计表的数字相互核对）。
7. 注意，按照现金管理条例的规定，收费员所收现金应在当天送交银行，所以“借方合计”栏内金额应与“贷方”栏内金额相等，即余额应为零；如收费员在当日所收现金送交银行后，又收到了现金，可将其放在保险柜内，但不允许将现金带回家。
8. 每天结出“本日合计”后在下一行，结出本月初起至当日的累计数，并在摘要栏内注明“累计”字样，且用红笔在该行的下面划一条单线。
9. 每月月底，在结出“本日合计”后，不必结出“累计”，而应结出“本月合计”，即本月初至本月末的总合计数。
五、 数据汇总上报
（一）收费员对所收款项必须做到日清日结，按日填列资金收支日报表，并于下一个工作日上报公司出纳员，所报数字务必准确，一经上报不得随意更改，如要更改必须说明原因。资金收支日报表
应每日结清余额后及时填列，并于月度终了后，上交公司出纳员处，出纳员将所填数字与每日上报核对，如有差错，收费员应书面说明原因，上报公司确定处理办法。
（二）物业管理部产生的各项收费表单，应及时上报公司财务部，有条件的管理处应尽量提供电子文件，应上报的表单及上报时间列示如下：
1. 《本月管理费应收清单》，当月5日前（节假日顺延）上报当月管理费应收/预收清单上报公司财务部，内容包括：房号、面积、收费标准、本月应收管理费及总额。
2. 《管理费实收明细表》，次月5日前上报公司财务部，内容包括：房号、期初应（预）收额、本月应收额、本月实收、期末应（预）收额，逻辑关系如下：
期初应（预）收额+本月应收额-本月实收=期末应（预）收额 本期期初应（预）收额=上期期末应（预）收额
3. 水电费抄表计算单及水电费欠缴清单，水电工次月5日前抄表报收费员，收费员根据抄表数量、单价等信息计算水电费，并列明欠收水电费清单，于7日前上报公司财务部。
4. 《资金收支日报表》：次月7日前上报公司财务部，该表数字应与《现金收入日记账》、《转账收入日记账》的每日合计数一致。
（三）所有上报必须数字真实准确、逻辑关系清楚无误，各类数字之间应能相互验证，如出现差错必须查明原因，及时处理。
六、 备用金管理
（一）为了应付物业管理工作中发生的，对房屋建筑及其设备、公共设施、绿化、环境整治等各项目开展的维护、维修、整治及零星采购等紧急支出的需要，物业管理部门可向公司借支备用金3000元，作为上述紧急支出的周转资金。
（二）备用金的保管、使用，由物业管理部指定的专人负责，
并报公司财务部备案；指定专人不得随意变更。
（三）备用金的保管人员，必须严格按照本规定第1条所列的备用金的开支范围支付；备用金不得用于支付开支范围以外，如业务招待费、办公用品、五金材料的日常采购等费用，也不能用于虽属开支范围内，但不需要紧急支付的各项费用。
（四）当紧急动用备用金数额较大时，应在事先向公司领导请示后，备用金保管人员方可借支给经办人员；如因未经请示而产生了不能报销的费用支出，由备用金保管人员承担相应责任。
（五）费用支出的经办人员在办理完报销手续之后，应将所借款项尽快归还备用金的保管人员。
（六）备用金保管人员工作变动时，物业管理部负责人应督促其向财务部办理备用金的额移交手续。
七、 其他规定
（一）本制度附件如下：
1. 附件1：《物业收费标准一览表》
2. 附件2：《物业服务标准》
（二）物业各项收费标准将根据国家最新法律法规、政策文件等，结合公司实际情况，每年进行相应修订。
（三）本制度由公司财务部和物业管理部负责解释。
附件1
物业收费标准一览表
说明：每月5日前财务向业主出具收费通知单，用户收到通知单后，于每月10日前到物业管理处办理交费手续，逾期不交，每日加收0.5%滞纳金。