发扬“亮剑精神”,深入开展“管理审计”成为企业发展的管理服务专家——浅谈上海大众内部审计工作的体会及经验
2009年第6期
[摘要]：上海大众是审计工作起步较早的企业，在17年内部审计工作的发展中，上海大众在以内部控制和风险管理为特点的管理审计领域开展了有效扎实的工作，取得了显著的经济效益。本文从组织机制、人力资源、工作方法、过程沟通等方面总结了上海大众管理审计持续发展的关键因素，并介绍了近两年来上海大众管理审计主要项目以及项目效益。
[关键词]：上海大众 管理审计 管理服务专家
上海大众，作为目前国内成立最早、生产规模最大的现代化轿车合资企业，多次被中德两国领导人誉为“中德企业合作的典范”，拥有大众和斯柯达两个品牌，桑塔纳B2、桑塔纳3000型、波罗、帕萨特、明锐等多个产品品种。经过22年的发展历程，上海大众建立了一套科学的企业管理方法，特别是在内部控制风险管理体系上形成了特色，其中在整个风险控制体系中，内部审计工作发挥着关键的作用。
一、有效的组织机制，是上海大众审计工作持续发展的制度保障
在1990年初，上海大众在公司中德双方领导的高度重视和关心下，率先成立了审计部，走在了全国工业企业的前列。在对审计部门的运作上，公司充分考虑了审计工作的独立性要求，在组织层面上予以了保证。在部门职责上，对审计部门的工作赋予了明确的内容，避免了审计工作空洞留于形式；在部门沟通上，要求审计部门的工作结果直接向总经理汇报，保证了审计工作的权威性。
《上海大众内部审计工作条例》明确规定，上海大众审计部受公司管理决策机构执行管理委员会（以下简称执管会）委托，对上海大众及其投资公司、分公司在内的所有业务范围行使审计权利，并通过审计分析、评价和建议帮助执管会履行其领导
职能。在审计目标范围内，审计部在公司拥有获得所有信息和审计的权利。审计部负责向执管会以及被审计部门呈递审计报告，并向专业部门提供合理有效的工作建议。内部审计人员办理审计事项，应当独立、客观、公正，为确保这一点，审计人员不得在公司内部担任其他职位。
审计部在日常的审计项目中，通过审计重点关注并了解相关的内容，如公司指标是否有组织按计划的实施并且合理完成；职能部门和流程体系中的内控体系建立是否合乎目标并且运作可靠；在内部控制体系中部门负责人是否合理合规的承担了其领导职责以及考虑经济性和赢利性原则, 充分保障企业资产增值保值。
17年来，审计部紧紧围绕公司的经济工作和审计工作目标，每年年初将当年的审计项目通过目标管理的方法，制定成为年度工作计划，加以贯彻执行。在多年的工作中，审计工作不断地向经营活动和管理活动延伸，实现以真实性、合规性为导向的财务审计和工程审计，并逐步向内部控制和风险管理为导向的管理审计工作拓展。审计的范围也在不断扩大到采购、生产、销售、财务管理、物资管理、质量管理、工程项目等，辐射整个企业运行的各个方面，为企业的健康运行起到了积极的保障和作用。
二、优秀的人力资源，是上海大众审计工作持续发展的人力保障
现代著名内部审计学家Sawyer 认为内部审计是“对组织中各类业务和控制进行独立评价，以确定是否遵循公认的方针和程序，是否符合规定的标准，是否有效地使用资源，是否正在实现组织的目标。”
现代内部审计涉及公司的各个方方面面，财务、物流、供应、质保，甚至是工艺技术等专业都会在工作中遇到。这就对审计人员提出了非常高的要求，在管理审计的过程中，审计员最怕听到的一句话就是“你懂都不懂来审个啥？”最难堪的就是：被审部门很认真地介绍了许多他们的工作内容和流程，而审计人员听了半天却什么也没理解，甚至于还会提出一些让人啼笑皆非的问题。许多审计员的工作中都确实发生过，发生这种事情后的审计结果可想而知，对审计员形成的负面压力是非常大的。 内部审计对审计人员提出了非常高的要求，所以唯一可以避免的方法就是“勤学”和“善学”，鼓励优秀审计员加强在职学习，是内审人员不断提高、不断完善的必由之路，也是上海大众审计工作的重要经验之一。
上海大众审计部研究了循环学习工作法。首先，鼓励审计人员利用各种机会学习相关的专业业务流程，做有心人；其次在具体项目审计前做好充分的准备工作，了解各种在审计过程中可能会遇到的专业问题；再次，在完成一个审计项目后要进行总结、对审计调查过程中收集的资料进行归纳整理、对审计过程中牵出的其它专业问题向相关专业人员请教。
鼓励审计员进行专业理论知识的学习，财务管理、会计知识、工程造价、审计理论等等，做到知识日常学习和日常积累。经过十七年的发展，审计队伍也得到了稳步壮大 ——由最初2个人发展到目前的17个人，其中一人为德国大众委派专家。在内部审计16名中方员工中，均为本科以上学历，其中3人具有硕士学历；取得中级以上职称的6名，其中高级职称1名；通过职业注册考试的6名，其中注册会计师3名，注册造价工程师2名；注册资产评估师1名。审计人员的平均年龄为29岁，优秀的人才队伍是整个审计工作开展的重要人力资源保障。
三、科学的工作方法，是上海大众审计工作持续发展的方法保障
上海大众管理审计工作取得显著的经济效益，得益于一套严谨的审计方法论，即“PDCA工作法”，覆盖审计计划、审计执行、审计结果跟踪到最后处理的严格流程管理法。
P（PLAN ）审计计划阶段
上海大众审计工作制度赋予了审计部全面负责并决定审计计划、项目的优先级别以及审计人员的分配，确定审计目标、审计方法及审计时间进度。在计划阶段，审计部力求将工作做细做实，以降低审计风险，这些工作包括：
--在审计开始前向审计员明确此次审计的目标。我们采取的方式是制定“追踪表”，里面详细列出了审计题目、审计开始时间以及预计结束时间、相关审计人员、审计目标以及审计通知发出时间。
--审计项目开始前，及时以书面形式通知被审计部门及投资公司、分公司，审计进行时就审计题目与他们多次会谈沟通。
--通知审计涉及的业务部门和投资公司、分公司准备审计所需全部信息，并及时提供给审计员，以顺利开展工作。
D（DO ）审计执行阶段
由于内审工作和企业运作紧密相连，加上审计员本身又是企业的一员，对企业运作比较熟悉，所以在审计项目执行过程中，我们要求审计员加强现场审计和内部沟通的力度：
审计人员必须到现场了解真实情况。例如在进行工程审计时，上海大众内审人员会到施工现场实地察看丈量，以便了解与评价完工后隐蔽工程的情况。审计抽样应最大程度上覆盖风险区域，且范围应“一目了然”。数据的分析主要通过ABC 原则，例如按销售量（数量*零件单价）降序排列零件后，前20%的零件一般已包含了80%的总金额。
审计报告在发送前，应同被审计部门就报告中的结论、措施以及建议进行协商。指定措施和建议的相关负责人以及实施期限，并通过审计追踪报告调查后续情况。
C（CHECK ）审计追踪阶段
审计调查结果以清晰明了的审计报告形式呈递给执管会和相关的专业部门。我们的审计工作并没有结束，整个审计过程进入到审计追踪阶段。对审计过程中发现的问题，并不是审计报告完成后便结束了，而是审计员开始跟踪问题的解决进展情况。在追踪过程中，我们分为定期沟通和不定期抽查两种，帮助专业部门在部门层面一同解决审计中发现的问题，达到审计报告的要求。这也成为上海大众管理审计工作的一项特色。
A （ACTION ）最后处理阶段
在审计追踪的后期，对于一些跨部门的专业性较强的问题，我们依靠执管会机制来加以解决。执管会是上海大众最高日常管理机构，定期召开。在审计工作中，我们充分依托了执管会对我们工作的支持和帮助，对最后综合性问题，审计部会将措施实施追踪状态，撰写成为后续审计报告，定期呈递给执管会，告知措施的现行状态以及由此达到的经济收益。对跨部门的复杂事项，请求执管会协调解决，以达到彻底解决问题的目的。
四、和谐的审计沟通，是上海大众管理审计持续发展的重要动力
长期以来，传统的观点认为审计就是找别人的短处，是一项得罪人的事情。管理审计又是内部审计新的领域，需要我们深入到企业运作的各个方面，发现问题、分析问题和解决问题，所以审计过程中一旦关系处理不正确，对审计工作就十分不利。这样，审计沟通便显得尤为重要。上海大众在长期的管理审计工作中，总结了一套和谐审计沟通的方法，这种沟通方法存在与审计部门内部审计员和审计主管之间、也存在与审计部门与被审计部门之间，成为这几年企业在管理审计中持续发展的重要动力。
第一，审计项目前，审计主管必须和审计员充分沟通，发挥审计员的主观能动性。 管理审计是一个新兴的领域，目前国内开展也处于摸索阶段。和许多业务都不同，管理审计很少有严格的业务流程，对具体的审计业务，从书本上学到的只是一些原则性的方法指导，不可能有明确具体的操作规范。不同的审计项目或相同审计项目在不同的审计时间和针对不同的审计对象时所面临的审计问题、应采用的审计方法均大不一样。审计是一项充满悬念的工作，因为“不清楚”所以才要去审、去搞清楚。也正因为不清楚有什么情况、什么问题，所以也就不能事先设计好一套具体的工作流程。
所以，从多年的审计实践中，在保证审计工作质量的有效性方面，再周密的准备工作、再强有力的复核控制也不如充分发挥审计人员的主观积极性重要。因为，审计中遇到的情况是千变万化的，审计员是项目的直接参与者，他对项目的具体情况最
了解、掌握的情况最全面，可能的问题在他面前暴露的最直接。因此，在具体工作中，为了保证审计的质量，我们要求每一个审计人员在审计项目中，分块负责，尽量发挥每一个人的主观能动性，并不断地与其它小组成员讨论、交流、相互鼓励、相互提醒，以达到开拓思路、认准方向的目的。从而有效地提高了审计工作质量。 第二，审计项目过程中，审计主管帮助审计员与被审计部门充分沟通，最大程度地消除顾虑，化解各种阻力。
管理审计中，材料的索取和问题的询问是两个关键的工作。以前，我们的被审计部门有片面的想法，“审计就是审的过程中要去问这问那、要这个资料那个资料；审计后又要说人家这个不妥那个不好，挑人家的毛病”。因此，在工作中审计员遇到阻力可以说是家常便饭。
上海大众审计部所面临的管理审计对象主要是公司内部的各个职能部门，都是平级部门，诸如“我现在没空、这个问题你去问某某领导、这个资料没有”等等问题，以前审计人员经常会碰到。有时候就干脆跟你来个不理不睬、拖拖拉拉、一推了之。种种阻力如果不及时化解，将会严重影响正常审计，整个审计环境也面临着问题。 因此，在项目过程中，审计主管必须帮助审计员，一起同被审计部门进行沟通，对内部审计的管理服务的目标进行解释，告诉他们审计是手段而不是目的，发现问题是为了解决问题、改正问题，通过以局外人的眼光帮助相关职能部门及时发现不足、弥补过失，从而改进整个公司的管理，提高公司的效益。通过一二个审计项目，让被审部门真实感受到了审计部门是帮助一起解决工作中遇到的问题，这样才能创造一个良好的审计环境，化解审计过程中的阻力。当然，审计主管也帮助审计员掌握一些沟通技巧来化解工作中的阻力，加强沟通。如采用提前预约、确定责任部门责任人、多头开展工作、从侧面了解掌握相关信息后再出击等办法。做到原则性和灵活性有机结合，以说理为主。这样应该能使大多数矛盾得到解决，保证审计工作的顺利开展。
第三，审计部门内部长期畅通沟通，化解审计员工作压力，也要求审计员认真做人，保证审计工作的持续开展。
综合性制造企业的内部审计工作对审计员提出了很高的要求，也给他们带来了很大的压力。审计员在工作中遇到了困难和烦恼，如果缺乏沟通的渠道，那么无论对他的工作开展还是身心健康都会产生不利的影响。所以，我们就告诉我们的审计员，“审计部就是大家的家，一个得到支持和解决办法的家”。帮助审计员工作，化解他们的压力是审计部门内部沟通的一个重要职能。
同时，我们也要求审计员必须认真做人，因为只有自己身正，才能有资格去做一个优秀的审计员。内部审计员，与项目中的许多被审计对象在同一个公司，平时都
是同事，有的还是朋友，工作之余也有很多的交往。审计员的一言一行大家也都看在眼里、记在心里。因此，审计能否顺利的开展工作审计员的人品还是非常关键的。作为一名审计人员，首先必须是一个正直的人、一个公正的人、一个实事求是的人；其次还必须是一个敢于坚持原则、敢于承担责任、敢于冒风险的人；同时还应该是一个具有服务意识、乐于助人的人。
五、近两年上海大众管理审计效益与项目主要介绍
2005年以来，上海大众管理审计项目涉及公司财务、采购、销售、人事、生产、物流以及质保等各个领域，成功地实施了向经营管理和管理活动的延伸，并通过内部审计检查、评价各项经济活动的节约性、效率性和效果性。两年累计总计已节约费用约1.9亿元人民币（其中约1.1亿元人民币为每年可节约费用）。以下为一些主要项目及其结论和措施的总体介绍：
- 工程项目
工程项目决算审计过程中主要发现以下问题：
◆ 施工单位计算工程量的错误；
◆ 人工，材料，机械单价计取不合理；
◆ 消耗量计算过高；
◆ 造价计算不符合政府或合同规定。
审计要求追回多付的工程款项。
- 配件的定价、仓储以及销售
在比较了批量零件与配件的价格后，我们发现配件价格不合理。在与供货商谈判后已完成了降价。另外对于部分便宜的零件，其价格不能覆盖物流管理费用以及分包装所需的人工费用，因此提高了这批零件的价格。由于价格上升后零件的单价仍然较低，因此不会影响销售量。
- 产品车管理审计
外部公司对车辆最终的出厂检验与上海大众自身检验部分内容重复。要求外部公司取消重复的检查，并相应降低向上海大众收取的费用。
- 服务性合同审计(上线配送及试验车加油)
对于在上线过程中损坏的零件，某运输公司未向上海大众作出赔偿。经过审计要求后，该公司已经偿付零件损坏赔偿费。
- 索赔追偿审计
索赔追偿范围内的故障认识、追踪到解决效率不高。在实施了审计措施后，故障处理周期缩短了19周，节约了索赔追偿的费用。
- 外借仓库的管理与利用率审计
审计表明，部分仓库的利用率不高，仓储空间的规划也不完善。采取审计措施后减少了租用仓库的数量。
- 油漆采购审计
审计发现，有很多库存油漆辅料已过保质期。审计要求对这批材料进行测试，仍可使用的继续投入生产，不可使用的则报废。除此之外还采取了相应措施，避免今后发生类似问题。
在上海汽车工业提出发扬“亮剑精神”，再创新高的号召下，在上汽集团审计部门和上海大众执管会的指导下，上海大众管理审计正精益求精，朝着企业发展的管理服务专家方向积极迈进，为公司降本增效、防范企业经营风险，为企业的健康、持续发展保驾护航！