备 忘 录
由： 总经办领导批示： 至：
总经办
销售部
财务部
餐务部
厨务部
前厅部
康乐部人事部保安部 事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜 呈报：董事长 抄报：酒店各部门 日期：2012年03月30日 编号： MGO【2012】001
关于酒店新的公文格式的相关事宜
酒店各部门经理：
为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从03月30日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：
一、总则
为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。
二、行文规则
１、各部门严格按照文件种类性质行文； ２、部门报总经办文件，冠以姓名职务；
３、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；
４、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；
５、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门； ６、部门之间重要行文，应抄报总经办； ７、部门之间可以联合行文；
８、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；
９、所有须总经办 (总经理、副总经理)审批的文件，均须审批后执行； １０、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。 三、文件格式
文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。
四、文件流通顺序 1、外部重要文件处理 对外文件、文稿处理
部门——总经办——副总——总经理审核——董事长审批——发出 外来文件、文稿处理
总经办——副总——总经理——董事长阅批——有关部门 2、内部文件处理 通告
执行部门——副总——总经理审批——颁布 董事长、总经理、副总指示
总经办——部门——执行反馈——总经办——副总——总经理——董事长 申请报告
部门——总经办——副总——总经理审批——部门 部门致部门 部门——部门
3、酒店合同、协议处理
部门——财务审核——总经理（副总）审批——董事长审定——总经办盖章——存档 五、文件编号
文件编号由三部分组成，具体如下： 部门缩写/文件类别/年份/文件序号 1、部门缩写
总 经 理——GM 副总经理——DGM 值班经理——RM 总 经 办——GMO 财 务 部——FD 人 事 部——HRD 工 程 部——ED 营 销 部——S&M 娱 乐 部——RED 房 务 部——HSKP 前 厅 部——FO 餐 饮 部——F&B 采 购 部——PD 保 安 部——SD
2、年份：四位数字编写加[]号，
3、文件序号：001开始的三位数 例如：GMO[2012]001
即：总经办2012年一号文件 六、文件的存档和销毁
１、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；
２、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；
３、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。
４、以上条例由总经办负责解释。
附件一 备忘格式 附件二 通知格式 附件三 签呈 附件四 公函 附件四 传真 附件五文件流转单
执行时间：2012年03月30日起。 特此通知
发出： 职务：
年 月 日
附件一
备忘录
由： ×× ××领导批示： 至：
总经办
销售部
财务部
餐务部
厨务部
前厅部
康乐部人事部保安部 事宜： 呈报：董事长
抄报：×× ×× ×× 日期：2012年×月×日
编号：（部门英文缩写，如MGO）【2011】001
（前四位为年份，后三位为部门发文编号）
（正文）
如有附文则标明《附件名称》
妥否，请批示。
或“特此通知” 发出： 职务：
年 月 日 （此处为亲笔签名）
附件二
通 知
由： ×× ××领导批示： 至：
总经办
销售部
财务部
餐务部
厨务部
前厅部
康乐部人事部保安部 事宜： 呈报：董事长
抄报：×× ×× ×× 日期：2012年×月×日
编号：（部门英文缩写，如MGO）【2011】001 （前四位为年份，后三位为部门发文编号）
（正文）
如有附文则标明《附件名称》
妥否，请批示。 或“特此通知”
发出： 职务： 年 月 日 （此处为亲笔签名）
签呈
公函
致： 由：
日期： 年 月 日
主旨： 部门/编号：
敬启者：
敬颂
茶海之心大酒店有限公司
2012年X月X日
商祺！
FAX
呈 ： 由：
联络人： 收件人：
部 门： 部 门： 联系电话： 联系电话： FAX.No传真号： FAX.No传真号：
Subject事宜： Page 页码： 页