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第一章秘书工作概述 第一节秘书工作的内容和作用
由于机关级别和类型不同，秘书工作内容也不尽相同。级别层次高的机关，秘书工作内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显;而在基层单位，秘书工作任务繁重，但是人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具有“多面手”的特点。
本节将全方位介绍我国党政机关秘书工作的基本内容和作用。
一、秘书工作的内容
(一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容
1.机关办公厅(室)的基本任务
办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。
办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。
2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务
秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二，协助首长密切各方面的工作关系;第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首长掌管保密工作;第五，协助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。
因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。
(二)秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记
载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。
办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。
办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。
2.办理组织会务
办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。
3.调查研究工作
调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。 每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。
4.信息处理工作
秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。
开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。
5.沟通协调工作
对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。
6.信访接待工作
信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。
7.监督检查工作
监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。
8.公务接洽工作
公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。
除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。
二、秘书工作的作用
秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：
(一)建议参谋作用
这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，秘书工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据;其次，在进行实施方案的选择过程中，秘书人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案;最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中
产生的一系列新情况、新问题应如何处理，秘书人员也可提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中，也需要充分运用自己的聪明才智，努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。
(二)事务助手作用
秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作;二是做好文件信息的加工筛选工作;三是做好领导临时交办的工作;四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作;五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，秘书人员还应当充分发挥主动性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。
(三)中心枢纽作用
每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到“上情下达，下情上达”。
(四)统筹协调作用
统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证;决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持工作运行的畅通。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力量，抓紧解决和落实。第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现矛盾，一般均需要秘书人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各种交往中，秘书人员需要经常代表机关或领导人出面，例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、安排领导人的公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着非常密切的联系，秘书人员在日常工作和生活中要坚决抵制“门难进、脸难看、话难听、事难办”的官僚主义作风和习气。
秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，秘书工作成为方便领导工作和机关工作的“信息库”和“资料库”，随时向领导者提供信息咨询和服务。因此，秘书人员常常需要主动进行调查研究工作，及时地采集和收录各种有用信息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。
第二节秘书工作的性质和职能
一、秘书工作的性质
秘书工作是因领导工作的需要而存在的，属于机关工作的一部分。要想准确理解秘书工作的性质，需要将其放在领导工作和机关工作的领域来观察和认识。
(一)秘书工作的辅助性
秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中所具有的辅助性。秘书工作的产生具有必然性，它是由于统治阶级和领导群体为了满足其自身工作运转需求而产生的。这就决定了秘书人员在处理解决任何问题的时候，都需要根据领导者的意图和需求来做，而不是代替领导者作出决定。即使秘书人员对某些问题提出了解决方案，这些方案也需要经过领导机关权衡确定后才能执行。秘书工作机构或秘书人员只能站在辅助的位置上行使职能，既不能缺位，也不能错位，更不能越位。秘书工作人员需要对自身进行准确定位，努力发挥好秘书工作在领导工作中的参谋辅助作用。
(二)秘书工作的枢纽性
秘书工作的枢纽性是指秘书工作在机关工作中具有枢纽性作用。由于秘书工作部门是整个机关工作正常运转的必要条件和组织保障，因此只有秘书工作井然有序，高质量、高效率地运转，才能够实现整个机关工作的各项职能，做到上情下达、下情上达、左右协调、步调统一，并带动职能部门同步运转。这种枢纽与核心地位决定了秘书工作的重要性。
(三)秘书工作的机要性
秘书工作是一项机要性很强的工作，这点主要是针对秘书工作的具体内容而言的。汉语中“秘书”一词，包含有“秘密”的意思，而英语中的
“secretary”(秘书)一词中的词干“secret”，意思也是“秘密”。因此，单从“秘书”一词的字面意思就可以反映出秘书工作的机要性。由于秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心。秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，由于掌握更多的重要情况，其机要性更强。
(四)秘书工作的政治性
秘书工作的政治性是针对秘书工作人员本身而格外强调的。这是因为秘书部门处于核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，接触到工作中的机密核心文件也会很多。这就需要在对秘书工作人员的选拔和任用上要格外慎重，要求其能够做到政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格遵守保密纪律，严守各种机密。此外，我们党和国家对秘书人员的选用条件还专门制定颁发了机要秘书工作的规定，其中，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观现实需要。
二、秘书工作的职能
(一)事务性助手职能——协助领导处理各种事务
秘书部门的一个重要职责就是协助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。事务性工作是任何机关都无法回避的。比如公务往来或会议上使用的大量文稿需要有人撰写和处理;工作中的许多问题需要通过采集信息和调查研究才能解决;推进工作的过程中有许多环节出现矛盾，需要有人进行
协调处理;还有接待信访、机要、交通、接听电话、值班等工作，这些工作均需要耗用大量的时间和精力，但是这又属于秘书部门的基础性工作，也是秘书部门最频繁的工作内容，因此，秘书部门要为领导办好这些工作，使其可以从琐碎的日常办公事务中脱身，集中更多的时间和精力处理全局工作或者研究解决重大政策性问题。
(二)智能性参谋职能——帮助领导制定正确决策
在新时期下，秘书工作除了要做好日常各项事务性工作外，更要大力加强和发挥好参谋作用，加强信息调研和监督检查工作的力度，为领导决策的科学化提供有效的服务。秘书工作的参谋职能是在办理包括各类事务性工作的过程中体现出来的，尤其是在调查研究、信息处理、公务督查、综合协调等工作过程中，秘书人员需要根据了解和掌握的有关情况，及时向领导提出工作建议，提供决策的参考信息和依据，或者回答领导提出的相关问题，为领导机关的决策活动提供信息服务。
秘书工作的参谋和助手职能是从秘书工作的整体性而言的，渗透并体现在秘书人员为领导办文、办会、办事这“三办”的大量具体事务性的工作过程中。脱离具体的工作，秘书工作的参谋和助手职能也就成为“空中楼阁”。因此，秘书工作需要切实当好领导的参谋助手，脚踏实地地做好为领导服务的工作。
第三节秘书工作的特征与规律
一、秘书工作的特征
(一)秘书工作的本质特征
秘书工作与其他工作的本质区别在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。其具体体现为：(1)所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延伸到哪里。(2)能够参加领导班子的各种会议并共同研究问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无决定权。(3)秘书人员在处理任何问题时，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张。
(二)秘书工作的一般特征
秘书工作除了具有综合辅助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、灵活性的特点，这些特征是由其本质特征所决定的、为各类秘书工作所共有的特征，具体体现为：(1)政治性。由于我国的秘书工作是为人民政权服务的，与党和国家的根本利益密切相关，因此，秘书工作具有强烈的政治色彩。(2)被动性。主要体现为两点：一是秘书的工作根据领导的需要来安排;二是凡是无法分解到具体部门的工作都由秘书工作来承担。(3)综合性。这是由于秘书部门作为综合性服务部门的性质所决定的。(4)事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来决定的。(5)灵活性。这是因为秘书工作经常会遇到突发情况，要求秘书能够具备很强的变通能力，从而灵活处理问题。
二、秘书工作的规律
(一)秘书工作的基本规律
1.领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础
秘书人员提供的综合辅助性服务与领导者对综合辅助性服务的需求之间，本质上是一种供求关系。其中，领导工作的“需求”居于支配和主导地位，而秘书人员的“供给”则处于服从和次要地位。因此，领导工作的“需求”是秘书人员的“供给”，即秘书工作赖以存在的客观基础。
2.秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件 由于领导工作对综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活动的范围之内的，主要是指领导者在实施领导行为的过程中，需要秘书人员辅助完成的公共事务。随着新时期的发展，领导工作所面临的矛盾和问题渐趋复杂化，因此，秘书人员高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件。
3.不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推进秘书工作的根本动力 设立秘书部门是领导工作对综合辅助性服务的客观需求。随着这种需求的日渐强化，将会对秘书部门的服务水平提出更高的标准和更严的要求，这必然推动秘书工作向新的水平迈进和发展。所以，不断满足领导工作的需求是推进秘书工作的根本动力。
4.领导者对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志 领导者对于综合辅助性服务的期望是“没有最好，只有更好”。而从秘书工作的价值角度来看，一切活动均是为了确保领导职能的正常运转。领导对秘书人员提供服务的满意程度越高，领导工作绩效越明显，秘书工作的价值就越大。因此，领导对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志。
秘书人员要深刻认识秘书工作的普遍规律，正视秘书工作的服务水平与领导工作的服务需求之间的矛盾，明确秘书工作的重要价值，更好地为领导做好综合辅助性服务。
(二)秘书工作的具体规律
秘书工作具体规律实质上是秘书工作基本规律的具体表现，其主要体现为下述三点：
1.秘书参谋活动的规律
所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为手段，以辅助领导决策为目的。秘书部门在行使参谋职能时应当注意以下规律性认识：(1)将秘书参谋职能寓于具体工作中。(2)秘书参谋方向必须与领导决策目标保持同一性。(3)秘书参谋内容必须与领导决策需求相一致。(4)秘书参谋方法必须与领导决策特征相适应。
2.办公室日常运转的规律
办公室作为秘书工作的主要场所，处于中枢地位。办公室的工作既有程序性、稳定性的一面，又有随机性、灵活性的一面。在日常运转工作中，应注意以下规律：(1)区分办公室工作的轻重缓急。(2)增强办公室工作的质量和效率意识。(3)优化办公室环境氛围，塑造健康的办公室文化，增强办公室工作人员的凝聚力和向心力。
3.秘书写作活动的规律
写作作为秘书人员的一项经常性工作，体现了秘书人员发挥参谋和助手作用的重要职能。在秘书写作实践中，经过人们逐渐总结和摸索，形成了以下一些规
律性的认识： (1)秘书人员的知识、能力、素质水平，要与“以文辅政”的职能相适应。(2)秘书人员的思想观点，要与领导者的思想意图相统一。(3)秘书写作的内容，要与领导工作的要求相合拍。(4)秘书起草文稿的风格，要与领导者风格、个性相协调。(5)秘书起草文稿的表达，要与领导立意相吻合。
秘书的写作行为和文稿质量，必须以符合领导工作需求为本质。高质量的公文文稿，对于推动领导工作，实现领导职能起着举足轻重的作用。
此外，在秘书调研、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务等秘书专项活动中，均包含着各自的规律性。秘书人员要透过纷繁复杂的工作内容，不断摸索和掌握秘书工作的内在规律，并自觉用于指导实践活动。
第四节秘书工作的基本原则与要求
一、秘书工作的基本原则
秘书工作的基本原则是指秘书人员在工作中必须遵循的规范和准则。这既是由秘书工作的特点决定的，也是由长期实践积累所形成的。只有遵循秘书工作的基本原则，才能使秘书工作沿着正确的方向健康发展。
(一)准确周密原则
准确周密是对秘书工作的质量要求。因为秘书工作是直接为各级党委和人民政府以及企事业单位、社会团体的领导工作服务的，它与领导工作活动有着密切的联系。所以，秘书人员必须以高度负责的精神，尽最大努力高质量地完成工作任务。
要保证秘书工作质量，最根本的就是要使秘书工作的各项内容及工作过程始终保持最佳状态，避免产生紊乱现象。比如，在撰写文稿的过程中，起草之前应深入进行调研工作，准备掌握第一手资料，摸清相关情况，认真领会领导意图，把必要的准备工作做得扎实细致;正式起草阶段，则要准确体现党的方针政策、准确领会领导意图，准确反映实际情况，准确揭示问题的本质，不与党的方针政策和国家法律规范及领导意图相违背、相矛盾，更不捏造事实。在行文语言方面，更要做到概念准确，符合语法和逻辑准则，准确表达时间、空间、数字、机关名称，规范使用标点符号等。草稿完成后，还应认真做好加工修改工作，确保文件的准确性和严密性。同时，在文件的处理过程中，收发、登记、分文、拟办、缮印、审核等工作，都应该做到小心谨慎，避免错漏和失误。秘书人员在办理调研、信息、协调、信访、接待、值班、电话等各项具体工作时，应该秉持严谨认真的工作态度和扎实细致的工作作风，最大限度地减少差误，保证工作质量。
要确保秘书工作质量的全面优化，首先要树立预防为主的思想。重视平时协调、事先预防，注意抑制和及时消除容易造成质量事故的因素。其次要实行全面质量控制。从秘书部门领导至一般秘书人员，都应注重质量控制，对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面要进行全过程质量控制，同时也应对秘书人员的自身素质进行全方位控制。最后要严格实行岗位责任制，强化树立秘书人员的质量责任意识，制定并严格执行秘书工作的各项规章制度。只有这样才能创造出全面优质的秘书工作。
(二)迅速及时原则
迅速及时是对秘书工作的时效性要求。秘书人员在现实工作中，必须讲求时效，力求以最小的投入、最少的时间，取得最好的效果。
迅速及时的原则应体现在秘书工作的各个方面。从公文起草工作来看，秘书人员在接到任务后，应抓紧时间进行承办。如果遇到特殊紧急事项需要拟写公文时，应优先办理，以免耽误工作。对于没有明确时间要求的文件，也不应随意延缓，公文文件都具有现行效用，在优先办理紧急文件的前提下，对普通文件也应该及时进行处理，防止积压。总之，办文工作应该统筹安排，区别轻重缓急，尽量缩短文件在机关内的运转周期。
由于秘书工作处于从属地位，其工作往往呈现被动性的特点，因此这就需要秘书人员在解决问题或处理工作时，更要注重时效性。例如，从领导决策的要求来看，秘书人员应在决策之前提供有关信息;待决策形成之后，根据领导要求立即着手公布实施，及时发挥决策的作用;若部门之间产生矛盾和工作掣肘现象时，秘书部门应当及时进行沟通协调。而在实际工作中遇到突发事件时，领导者需要迅速作出反应，此时则需要秘书部门及时提出处理建议，直接办理一些具体事务，避免造成更大的损失。
在工作中坚持迅速及时的原则，需要秘书人员准确掌握以下几点：第一，切实全面提高政治和业务素质，增强事业心和责任感，牢固树立服务观念，时刻以领导工作的需要为先，强化时效观念，以敏捷迅速的工作作风对待工作中的各项任务;第二，加大科学管理力度，健全并严格执行秘书工作中的规章制度，加强工作的条理性和计划性，区分工作事项的轻重缓急，实现秘书工作的科学化、制度化和规范化管理;第三，加大秘书机关机构体制改革力度，精简办公机构，简化办公手续，改善办公人员结构，提高秘书人员素质;第四，讲求科学的工作方法，努力推进秘书工作的现代化、标准化进程。
(三)安全保密原则
安全保密原则既是对秘书人员的工作要求，也是秘书工作必须坚持的重要原则。我们党和国家历来十分重视安全保密工作。1951年《中共中央关于加强保守党和国家机密的补充决定》中明确指出：保守党与国家的机密，乃是关系全党、全军、全国人民的重大利益问题。各级党委必须重视保密工作，并将这项工作作为自己经常注意的工作之一。1986年我国正式颁布了《中华人民共和国保守国家秘密法》，既从法律上严格规范了保密工作，也为秘书部门做好保密工作提供了法律依据。
由于秘书部门属于机关的核心要害部门，其职责范围和工作职能决定了秘书人员涉密最频繁、知密最广泛、懂密最深刻。这也意味着秘书部门的人员比其他部门的工作人员更加需要重视保密工作。如果秘书人员因为思想意识方面的疏忽导致重大机密泄露，势必严重危害党和国家的安全，危害人民的利益，给我国社会主义现代化建设事业造成重大损失。即使是对于单位内部或社会生活管理方面的文件、资料，秘书工作人员也不能放松思想戒备，要时刻牢记保密原则对于秘书工作的重要性和必要性。
坚持秘书工作的安全保密原则需要深刻把握以下几点：第一，毫不放松对于秘书人员的保密思想教育工作，增强秘书人员树立保密意识的观念，使其在日常工作中切实做到守口如瓶，知密不泄密;第二，建立健全秘书工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的机密文件，经手办理的秘书人员，不得与无关人员谈论;绝密文件应有专人负责和专门设备保管;不得擅自将秘密文件携带外出或带回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密;此外还要保证机密信息本身的安全，不失密、不泄密。第三，应该采取一系列有效措施，保证文件在印制、校核、传递
等工作环节手续严格健全，按照规章办事，堵塞一切可能出现的漏洞，防止党和国家机密受到损失。
(四)实事求是原则
实事求是是一切工作必须遵守的基本原则，而对于直接为领导工作服务，为领导提供决策依据的秘书工作来说，更应当严格坚守。这一原则在秘书工作中的具体体现就是要坚持原则、说真话、说实话、为领导和人民办实事，一切从实际出发，按照实事求是的思想路线来开展工作，思考和处理问题。这是因为，我们的党和人民政府是代表广大人民利益，为人民服务的，而作为直接为各级领导机关服务的整个秘书队伍，要通过为领导工作的顺利运转服务，来实现为人民服务的宗旨。
贯彻实施秘书工作中的实事求是原则，我们需要牢记以下几点：第一，简政放权，简化行政机构层次，规范机关管理职能。同时加强法制建设，严格依法办事，减少工作中的任意性;第二，倡导深入实际、求真务实的工作作风，反对官僚主义、文牍主义作风。第三，汇报调研结果或具体工作时，应坚持原则，实事求是，提供真实可靠的材料;第四，建立正确的信息观，了解自身工作与其他机关或部门的合理信息需求，学习并掌握多种信息沟通手段，严格控制文件和会议的数量与质量，努力改进文风、会风，同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。
二、秘书工作的基本要求
(一)坚持秘书工作的“三服务”指导思想
中共十一届三中全会之后，党和国家工作的重心转向改革和社会主义现代化建设。在全面推进经济体制改革的同时，政治体制改革也提到了全党工作的重要地位。而我国秘书工作的改革与发展也随之如火如荼地展开，其重要标志就是1985年1月，在中共中央办公厅召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会(简称“85·1”座谈会)上，确立了新时期秘书工作的指导思想和具有重大实践意义的改革方针。在此次座谈会上，时任中共中央办公厅主任的王兆国同志，明确指出：中央办公厅的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。随后，根据这一指导思想，我国秘书工作的指导思想确立为：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，一是为领导和领导机关服务;二是为与本机关相关的各个部门机关服务;三是为人民服务。“三服务”是对上述这种指导思想的简称。
1.为领导和领导机关服务
所谓为领导和领导机关服务，是因为我国秘书工作的领导体制规定了各个层次的秘书部门和秘书人员都直接对本机关领导负责，是本机关领导人或领导群体的直接办事机构和工作助手。因此，秘书部门最直接、最主要的工作就是为领导和领导机关服务，这集中体现了秘书部门的从属地位。比如，为直接领导撰写讲话文稿;安排领导活动;根据领导工作要求展开对内外、上下的各种综合协调工作等。这些方面的工作均体现着秘书工作为领导和领导机关的服务，其服务的质量和成效直接影响着本机关领导者和领导群体的工作运转状况。
2.为与本机关相关的各个部门和机关服务
为与本机关相关的各个部门机关服务是由秘书部门的服务对象所决定。因为秘书部门所服务的各个机关之间分别存在着隶属关系、业务指导关系、平行关系
等，其之间必然存在相互沟通、交流信息、彼此协作配合的需求，秘书部门自然要承担为与本机关相关的各个部门机关服务的职能，如贯彻落实上级机关下达的指示、决定，及时反馈信息;为下级机关、平级机关及其领导者提供大量信息和资料方面的服务等。
3.为人民服务
为人民群众服务是由我党和各级机关的宗旨决定的。我们党和各级机关工作的根本目标和长远规划都是为人民群众谋利益，为人民服务，而为党和各级机关工作提供服务的秘书部门自然而然要将其作为自身指导工作的宗旨和原则，承担和负责直接与人民群众具体利益息息相关的工作。如耐心接待上访群众，倾听群众的呼声;对人民群众普遍关心的问题进行调查研究，为领导机关处理这些问题提供科学依据。
总之，“三服务”的指导思想揭示了我国社会主义新时期秘书工作，特别是党政秘书工作的根本宗旨，体现了党和国家对秘书工作的根本要求，也为我国秘书工作的改革与发展提供了根本动力，同时也为我国秘书工作的健康发展指明了根本方向。“三服务”指导思想的确立，是我国秘书工作发展史上的里程碑。
(二)实现秘书工作的“四个转变”
“85·1”座谈会在确立秘书工作“三服务”指导思想的同时，也提出了实现我国秘书部门“四个转变”的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向，即“第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为主动服务。”“四个转变”的要求，着眼于新时期领导工作的实际需要，从我国秘书工作的新形势、新任务的需要出发，具有不可低估的理论和实践意义。
“四个转变”首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是“出谋划策”、“综合处理信息”、“实行科学化管理”、“主动服务”等，充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期、新形势、新任务的要求;其次强调了对秘书工作要实现“科学化管理”的目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和方法达到最佳状态，按照规定的程序办事。“四个转变”的内容前后相连，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，实现新的标准的跨越。
“四个转变”有利于改变长期以来对于秘书部门和秘书人员的思想和手脚的过度束缚，有利于秘书部门和秘书人员发挥“智囊团”、“思想库”的作用。在新时期下，秘书部门和秘书人员要处理好继承与创新的关系，既要重视以往的好经验和好传统，又要勇于探索，提炼新的经验和做法。
(三)实现秘书工作的“三化”
秘书工作的“三化”要求是指“要形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，保证每个环节和每项工作都有章可循。”这是基于在改革开放的新形势和新任务下，秘书工作所面临的新问题和新特点而提出的。
首先，实现秘书工作的规范化，从根本上就是要求秘书部门和秘书人员，本着对事业负责，对人民利益负责的态度，在完成各项任务的过程中，实践为人民服务的根本宗旨。这是秘书工作规范化的基本出发点，也是实现秘书工作业务规
范化的根本保证。在具体的实践工作中，则是要求秘书工作要全面提升质量标准，让每项工作和每个环节均符合所指定的标准和操作规范，避免人为因素和不良作风的影响。
其次，实现秘书工作的制度化，是要使秘书工作符合党和国家民主集中制的根本组织原则。明确党政机关的秘书工作不是仅仅为领导者个人服务，而是建立在为领导集体服务的基础上的;不是按照纯粹的个人意志实现工作运转，而是为了保证党内生活秩序和国家机关正常工作秩序而实现工作运转的。在具体的实践工作中，则是要建立规范的秘书工作制度流程，实行岗位职责分工，落实责任制，做到人有专职，事有专管，严格按照有关制度和程序办事。
最后，实现秘书工作的科学化，是指秘书部门在为领导服务的过程中，要注重认识事物的本质，按照客观规律处理和解决实践中发生的各种问题，善于摸索并遵循秘书工作的内在规律性要求，运用科学有效的工作方法促进自身的建设和发展。
实现秘书工作的规范化、制度化和科学化，是一项系统且长期的工作，是一个不断追求、自我完善的过程，更是一项需要不断学习、积累、实践和总结的过程。
第五节秘书工作的运行与管理
一、秘书工作的组织形式与工作方式
(一)秘书工作的组织形式
根据机关的性质和规模的不同，秘书工作的组织形式主要分为集中形式与分工形式两种类型。所谓集中形式是指将秘书工作的全部内容集中到办公室来进行。此种工作形式适合于规模较小的机关或基层组织。而分工形式则是将秘书工作的内容根据工作环节和工作性质的不同划分为若干部分，并将其分别交给相关部门完成。此种形式适合于层次高、规模大、秘书工作任务繁重、人员编制充足、分工细致的大机关。当然，这两种工作形式并不是绝对独立的，有时会根据具体的工作需要而交叉进行。
(二)秘书工作的方式
常规的秘书工作方式主要分为以下四种：
1.值班制
所谓值班制就是把每天的时间划分为若干个阶段，将秘书人员分成若干班轮流进行值班，确保秘书工作全天的正常运转。通常党政机关基本采用这种工作方式。
2.专项分工制
专项分工制是将秘书工作根据业务性质的不同分成若干个项目或专业，秘书人员各司其职。一般大机关采用这种方式。
3.专项分工与值班混合制
这种工作方式是将业务分工和时间分工结合起来的工作方式。因为党政高层领导机关的秘书工作任务较为繁重，因此需要按照专项分工，循环轮流值班，确
保机关工作和谐稳定地运转。通常我国县级以上党政机关的秘书工作基本上采用这种工作方式。
4.临时交办制度
这种工作方式是指由于突发性的工作使得领导人将秘书工作采用临时现场分配的方法交给秘书人员办理，并保证在不影响正常工作秩序的前提下，使得各项工作正常运转。
二、秘书工作的管理措施与制度要求
(一)秘书工作的管理措施
由于秘书工作事关领导工作活动的正常开展，对领导工作影响很大，并且在新时期下各级领导机关面临着日渐繁重的工作任务，因此对秘书人员提出了更高的要求，所以机关领导人必须从宏观和微观两方面加强对秘书工作的领导与指导，确保秘书工作真正按照领导工作的目标运行，并采取必要的管理措施，以便秘书人员能高质量、高效率地为领导工作服务。
对秘书工作的宏观方面的领导，首先是确保秘书人员坚持正确的政治方向，在思想上、政治上确保其与党中央保持高度的一致。加强其对马克思主义的基本原理，党的路线、方针和政策，文化科学和业务知识的学习，使其不断提高自己的思想政治水平和业务能力，学会用正确的立场、观点、方法，研究改革过程中出现的新情况、新问题，努力做好领导机关与领导人的参谋和助手。其次是要严格要求秘书人员遵守工作纪律，全心全意为人民服务，使其做到行为端正、廉洁奉公，不假借领导机关和领导人的名义，徇私舞弊，谋取私利，能及时地、实事求是地为领导人提供信息和建议。最后要树立秘书工作人员谦虚谨慎的优良作风。由于秘书工作代表着领导机关的工作形象，其工作作风能直接影响到党的威信。所以秘书工作人员必须严格要求自己，做到处理问题时态度诚恳，耐心细致，和蔼谦虚，讲究礼貌，以优良的思想作风和工作作风，保证各项工作的完成。 对秘书工作的微观方面的领导，首先要实行严格的岗位责任制。即将秘书工作任务以及完成任务的有关规定、要求和注意事项等具体落实到每一个岗位和工作人员，做到人人有事做，事事有人管，确保激发秘书人员工作的积极性，以便于操作、监督、考核和管理。其次要严格实行交接班制度。要求秘书人员做好值班日记，交接班时前一班要向后一班交代工作情况、已办和未办事项等，避免秘书工作运转过程中出现前后脱节的情况。
(二)秘书工作的管理制度
所谓秘书工作的管理制度，是对秘书人员应当遵守的所有的行为规范和工作准则的统称。这是确保秘书工作正常进行不可缺少的条件。新中国成立后，随着我国秘书工作制度的逐步规范化和科学化，我国秘书工作的管理制度可以划分为以下几类：
(1)具有强制执行性质的法规。具体如《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《中华人民共和国档案法》等以及信访、印章管理方面的规章制度。
(2)岗位责任制度。如：《秘书处处长职责》《保密室工作守则》等。
(3)工作标准类的规章制度。如：《打字员工作标准》等。
(4)工作程序性质的规章制度。如：《打字员工作程序》等。
(5)工作环节操作规范。如：《收发文登记制度》《文件校对制度》《传阅登记制度》等。
(6)奖惩类的制度。如：省委办公厅的《机要通信人员奖惩制度》等。 秘书工作的管理规章制度是确保秘书工作正常运转和科学化管理的前提条件，有助于提高秘书工作质量的效率，减少工作的随意性和盲目性。
总之，秘书工作的组织与领导决定了秘书工作自身的运转机制，关系到秘书工作的稳定运行。因此，必须从系统科学的角度加强对秘书工作的领导和管理，不断改进和完善秘书工作系统，最大限度地发挥秘书工作在领导活动中的辅助服务功能，实现秘书工作的价值。
经典真题回顾
真题1(单选题)秘书，是一种职务名称，指处于()地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导人员的人员，是领导的参谋和助手。
A. 中心B. 枢纽C. 中介D. 中枢
【答案】 B
【解析】 略
真题2(单选题)对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，其中不属于业务工作的协调的是()。
A. 会议协调B. 事项协调C. 同属部门的协调D. 公文活动协调
【答案】 C
【解析】 对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等。而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。因此，选项C不正确。
真题3(单选题)()是秘书工作的本质属性。
A. 综合辅助性服务B. 政治性C. 被动性D. 灵活性
【答案】 A
【解析】 秘书工作与其他工作的本质区别在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。秘书工作除了具有综合辅助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、灵活性的特点。
过关强化训练
1.根据秘书工作的基本规律，()是秘书工作存在的客观基础。
A. 领导工作对综合辅助性服务的需求
B. 秘书工作高质量的综合辅助性服务
C. 不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求
D. 领导者对综合辅助性服务的满意程度
2.秘书事务工作的“三办”是指()。
A. 办文、办事、办信B. 办文、办事、办信息
C. 办文、办事、办会D. 办文、办事、办协调
3.秘书部门的职业性功能是()。
A. 管理B. 辅助
C. 决策D. 参谋
4.秘书工作“四个转变”的实质突出了()。
A. 参谋作用B. 管理作用
C. 服务作用D. 信息作用
5.秘书工作“三服务”宗旨的核心是()。
A. 为机关部门服务B. 为领导服务
C. 为人民服务D. 为本级领导服务
6.秘书同领导在角色定位上是()。
A. 同志关系B. 平行关系
C. 从属关系D. 主仆关系
7.秘书应树立的最基本的观念是()。
A. 政策观念B. 服务观念
C. 创新观念D. 领导观念
参考答案及详解
1.A[解析] 根据秘书工作的基本规律，领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础，秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件，不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推动秘书工作的根本动力，领导者对综合辅助性服务的满意程度，是检验秘书工作水平的主要标志。
2.C[解析] “办文”、“办事”、“办会”是对秘书事务工作的精炼概括。研究三者之间的关系，实际上是为了认识秘书工作的逻辑关系和事理，明确和突出不同的秘书工作的重心，增强对秘书工作的全盘认识，以便更好地贯彻秘书工作的原则，将秘书工作做好。
3.B[解析] 秘书部门的职业性功能即秘书工作的事务性助手职能——协助领导处理各种日常事务，也就是其辅助性功能。这是秘书部门的一个最重要的职责。
4.A[解析] 我国秘书工作的改革与发展的重要标志是1985年1月，在中共中央办公厅召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会(简称“85·1”座谈会)上，
确立了新时期秘书工作的指导思想和具有重大实践意义的改革方针。“85·1”座谈会在确立秘书工作“三服务”指导思想的同时，也提出了实现我国秘书部门“四个变革”的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向，即“第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为主动服务。”“四个转变”首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是“出谋划策”、“综合处理信息”、“实行科学化管理”、“主动服务”等，充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期、新形势、新任务的要求。其次强调了对秘书工作要实现“科学化管理”的目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和方法达到最佳状态，按照规定的程序办事。“四个转变”的内容前后相连，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，实现新的标准的跨越。
5.C[解析] “85·1”座谈会上时任中共中央办公厅主任的王兆国同志明确指出：中央办公厅的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。随后，根据这一指导思想，我国秘书工作的指导思想确立为：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，一是为领导和领导机关服务;二是为与本机关相关的各个部门机关服务;三是为人民服务。其中，秘书工作“三服务”宗旨的核心是为人民服务，这是由我们党和政府为人民服务的宗旨决定的。所以本题正确选项是C。
6.C[解析] 领导与秘书的关系是工作关系，是上下级的关系。在这种工作关系中，秘书处于从属地位，是从体，而领导处于主导地位，是主体。一切按领导的指示办，听领导的，是秘书言行的指南。
7.B[解析] 由于秘书工作的指导思想是“三服务”，即为领导和领导机关服务、为与本机关相关的各个部门机关服务、为人民服务，因此秘书应树立的最基本的观念是服务观念。
第二章秘书个人素养与工作艺术
第一节秘书人员的基本素质
一、秘书人员的知识结构
秘书工作的综合性决定了秘书人员既要具有广阔的知识面又要有深厚的专业知识。
(一)基础知识
秘书应具备的基础知识可以分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，包括语文、历史、地理、外语等;另一方面是自然科学知识，包括物理、化学、生物等知识。这些知识对其秘书工作起着直接或间接的作用。
(二)专业知识
专业知识是指秘书人员应该具备的秘书业务知识，包括应用文写作、文书制作和文书档案管理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信访工作、信息科学和公共关系知识等。由于秘书岗位所在的部门属于枢纽部门，与领导联系最为紧密，因此秘书在辅助领导进行科学决策管理过程中发挥着重要作用，所以，具备基本的秘书业务知识和一定的管理学知识，对于提高秘书工作效率，实现秘书工作的现代化、科学化意义重大。
(三)行业知识
行业知识是指秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的秘书人员必须具备行政管理知识，在工商企业工作的秘书人员必须具备企业管理知识、市场营销知识，而处于教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员也应具备各自的行业基础知识，秘书在日常工作中必然会大量接触行业领域的专业知识，如果不了解这些知识就有可能对所处理事务的轻重缓急不甚清楚，进而有可能造成失误或损失。
(四)相关知识
所谓相关知识是指秘书人员为适应新形势下的工作需要而应该加以进修的知识，属于秘书人员知识结构中的较高层次，主要涉及经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。通过这些专业的学习，秘书人员可以更加拓宽自己的工作领域。在当前市场经济条件下，随着我国各项改革措施的不断深化，有些专业领域的知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。比如社会学、心理学，有助于秘书人员更好地认识自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，运用科学的方法更自觉地、更有效地适应秘书工作和秘书活动，还有些知识可以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作，比如领导科学、信息传播学等等。
秘书人员应根据岗位的需要和自我的要求，有针对性地、有目的性地建构合理的知识结构，不断优化自己的知识结构。而随着社会的不断发展，“终身学习”的理念正在逐步深入人心，日益成为对各行各业从业人员的共同要求。秘书从业人员也应根据自身的实际状况有意识地扩大知识面，不断加强专业知识与行业知识的广度和深度。
二、秘书人员的能力要求
秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，要求秘书人员必须具备下述基本能力要求：
(一)表达能力
秘书工作的表达能力包括语言表达能力和文字表达能力，“能说会写”是对秘书工作的基本能力要求，也是秘书人员给人的第一印象。
1.语言表达能力
秘书虽然很少有机会亲自走上发言台，但是上传下达、汇报情况、接待来访、接打电话等这些基本的日常办公工作却是无时无刻不在考验着秘书人员的语言表达能力。因此语言表达能力作为秘书人员必备的基本能力，就要求秘书人员在日常办公工作中要做到：一要反应敏捷，应对自如;二要表达准确，分寸适当;三要口齿清楚，流畅清晰;四要态度从容，表达圆满;五要针对不同对象，选用不同语言，讲究说话的艺术性。
2.文字表达能力
所谓秘书人员的文字表达能力，简单地说就是以书面形式表达思想意图，辅助领导处理政务的能力。这是秘书人员“以文辅政”的必然要求。较强的文字表达能力集中体现在以准确、简洁、得体、庄重、朴实的书面语言，撰写符合规范的公文文稿。秘书人员要写好公文和应用文，应具备语法、逻辑、修辞等方面的
知识，掌握丰富的词汇和不同的句式，具备公文和应用文文体知识，掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期的实践积累将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力，是需要加以锻炼、培养才能提高的。
(二)办事能力
秘书活动具有鲜明的事务性特征，办事是秘书基础性和经常性的工作。对于领导者来说，每天要忙于抓具有全局性的大事，而具体的事务性工作则主要是由秘书来承担的。对于各职能部门来说，每一个职能部门都有自己分管的专门业务和职责范围，因此，凡是别的部门不管的事和领导交办的事，秘书部门都要管。总之，办事能力是秘书工作的一项最基本、最重要的能力，也是一种综合能力，它主要包括下述几个方面：
1.理解领会能力
理解领会能力是高效办事的前提。口语信号的表达往往同一定的情境有关，也常因不同的表达风格而使同样的话具有不同的含义。秘书人员要善于从领导或别人的发言中抓住要点、判断其真实用意、察觉其言外之音，从对方的语气、停顿、眼神、表情和姿势中体会其说话的分量，进而抓住矛盾的焦点。全面正确地理解领会领导的意图(当然也包括其他交往对象的意图)，才能将事情办好。
2.观察分析能力
秘书工作可谓千头万绪，巨细皆备，所以在工作中要时时、事事、处处做个有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不仅要善于发现问题，更要善于分析问题，把各种事情综合考虑清楚，分出轻重缓急、主次难易，有条不紊地分别办好。秘书具备观察分析能力就能深入实际，经过分析研究提出解决问题的方法，供领导参考。并且观察分析能力是秘书工作由被动服务变为主动服务的前提条件。
3.应变能力
应变能力是对突发和意外事件紧急处理的能力，是秘书人员各项能力和综合素质在应急状态下的临场发挥和反映，要求秘书人员必须具备冷静的头脑和随机应变的能力。秘书人员所处理的事务可以分为两类：一类是可以事先预计和安排的经常性事务;另一类是无法预计和安排的突发性和意外性事件。这种经常性与突发性的矛盾统一是秘书工作的一大特点，它要求秘书人员必须具备敏捷的应变能力。事件一旦发生，秘书人员就能立即投入紧张的工作中。此外，秘书人员还要具备良好的心理素质，能够控制情绪，对突如其来的事件可以立即作出判断，采取果断有力的措施，在不违反原则的前提下进行变通处理。
(三)社会交往能力
由于秘书工作本质上属于一种服务性工作，秘书人员需要处理各种复杂的人际关系，所以秘书人员要加强社会交往能力的培养，具备与各种各样的人交往的能力。秘书人员要提高社会交往能力，就需要了解人际交往的基本特点，掌握人际交往的原则和方法，这样才能处理好同各个方面的关系，建立和谐融洽的工作环境，为顺利开展各项工作活动创造必要的条件。
在人际交往中秘书人员应当坚持诚实、谦虚、和气、大方、端庄、适度的原则。其中，诚实、谦虚、和气，是做人的态度问题;大方、端庄是对仪表的要求;适度是指言行的标准，是风度问题。态度和风度是构成社会交往能力的重要因素。 秘书人员良好的社会交往能力要依靠长期工作实践的积累和培养，具体可以从下述几方面进行：一要学习和掌握交往对象的心理状态;二要树立高尚的交际品德;三要善于沟通情感并注意行为仪表;四要把握好言行尺度，做到恰到好处。
(四)沟通协调能力
沟通协调是秘书部门的一项重要职责，秘书人员的沟通协调能力对于改善人际关系，提高整个组织活动的效率具有重要意义。这种能力在具体的日常性工作中表现为：熟悉政府相关法律政策和规章制度，准确把握领导者意图和被协调者的情况;善于将局部与整体、微观与宏观联系起来进行考虑，综合衡量全局利益;善于发现矛盾的焦点和重要环节;“因地、因情、因境”适宜地运用各种协调方法与手段，具备较强的变通能力。
(五)操作能力
随着科技发展和网络技术的应用，秘书的传统工作方式有了根本性的转变，如，信息搜集、整理、传递、处理的速度及有效性得到了极大的提高;计算机、扫描仪、复印机、投影仪、电视会议系统、图像编辑软件、公司局域网等数字化、智能化、信息化的办公软件和硬件的运用，不仅提高了秘书人员的办事效率，也增强了秘书人员事务处理的准确性，同时对秘书人员的办公自动化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘书人员掌握最新的办公室技术操作系统，为日常工作的处理提供便利化的技术操作服务。
除了上述基本的秘书人员的能力要求之外，秘书人员还应提高自身综合分析能力、调研能力以及多方面的办事能力。合理的秘书人员的能力结构是一个多层次、多角度因素的综合结构，需要秘书人员在日常的工作和学习中时时处处进行实践和积累，努力实现自身能力结构的优化发展。
第二节秘书人员的基本修养
一、秘书人员的政治思想修养
秘书人员的政治思想修养主要包括两个方面：一是理论知识体系，即观点、范畴和要领的知识体系;二是理性思维能力。从本质上说秘书人员的政治理论修养水平就是其马克思主义修养的水平。我国是一个社会主义国家，秘书工作是为人民服务的，这就要求秘书人员必须具有坚定的、正确的政治立场和高度的党性修养，必须加深对我国国情的认识和了解，及时、准确地领会党中央的意图。此外，秘书人员还要坚决贯彻和执行党和国家的路线、方针、政策，坚定正确的政治立场，与党保持政治上的一致。而秘书人员要加强自身的政治思想修养首先要熟悉党和国家的各方面政策;其次要深刻理解各项政策的精神实质。这样才能正确理解党和国家的各项方针政策，并将其贯彻到具体的工作实践中，为领导的决策提供政策上的依据和支持。
二、秘书人员的工作作风修养
秘书人员的工作作风是由秘书工作的性质、特点和秘书人员的职业习惯所决定的，是秘书人员个人内在气质在工作和生活中的具体显现。对于秘书人员的工作作风修养要求包括下述几个方面：
(一)工作讲求时效
秘书人员办事要讲究时效。对于领导的批示、决定要迅速传达贯彻并予以执行;对下级呈递的请示、报告要尽快报送领导批复或转办;而对于群众来信来访中提出的意见和要求，要及时处理，满足群众的合理要求。坚决杜绝拖拉、推诿、敷衍的不良工作作风。
(二)作风严谨
由于秘书工作的性质决定了秘书人员需要比其他工作人员要具备更强的组织纪律性和法制观念。要保持严谨的生活作风和工作作风。严格按照自己的职权范围进行工作，坚持原则，秉公办事，自觉地把自己置于党和人民群众的监督之下，经得起考验。同时还要养成自觉保守秘密的工作习惯。
(三)注重调查研究
秘书部门的各项工作，无论是提供信息、起草文件，还是处理来信来访，做好查办和其他服务工作，都离不开具体的调查研究工作。秘书人员应该下大力气做好基础工作的调查研究，并在此基础上进行科学的综合分析，写出可行的调查研究报告，为领导的科学决策提供有价值的信息服务。
三、秘书人员的职业道德修养
职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范的总和，是社会道德在职业活动中的具体化、专门化。秘书人员应注重从以下几方面加强自身的职业道德修养：
(一)忠于职守
秘书人员的忠于职守，从大的角度而言是忠于国家、人民的利益，从小的角度而言就是要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。对自身的工作认真负责、任劳任怨、不僭权、不越权。
(二)廉洁奉公
秘书工作岗位的特殊性决定了秘书人员接触大大小小的利益诱惑的机会非常多，并且由于秘书人员与领导的密切关系，自然使秘书人员成为许多人为了找关系走门路而想要拉拢的对象。因此，秘书人员需要自觉做到廉洁奉公，遵纪守法，不以权谋私，不接受贿赂，做好领导的廉正清明的有力助手。
(三)严守机密
随着信息技术的迅速发展，信息领域越来越成为国家之间、企业之间展开激烈角逐的重要领域。秘书所处的岗位必然会接触到大量的工作机密。对此，秘书应具有高度的职业敏感性，严守党和国家的机密，不得泄露或出卖本单位的政治、经济、科技情报，不携带涉密载体出席公共场合，不在公开渠道传递涉密信息，不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事情等。
(四)礼貌待人
礼貌是一种修养，秘书人员的一言一行关系到组织的整体形象，所以应将文明礼貌贯穿于秘书工作之中。秘书待人接物需得体大方，谈吐文雅，既不傲慢、冷淡，也不阿谀、做作。职业的特性要求秘书人员必须和各种各样的人相处与交往，因此礼貌待人不仅是秘书人员的职业道德，也是其必备的职业素质。
四、秘书人员的心理品质修养
心理品质是指人在心理过程和个性心理方面表现出来的稳定的心理特点的总和。它影响着人的辅助行为、人际关系和自我修养，要完成好一项任务，除了要有正确的思想、良好的作风、必备的知识外，还必须具备一定的心理品质修养。由于秘书活动的紧张性、快节奏和高压力决定了秘书人员必须具备较高的心理品质，这样秘书人员才能保持心理平衡，顺利完成各项工作任务。
秘书人员的心理品质修养主要包括下述两个方面：
(一)心理健康的基本品质
秘书人员心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境。它包括忠诚、机敏、稳重、坚毅、随和、幽默等几方面的基本品质。忠诚要求秘书人员要以诚实、负责的态度对待自己的组织和领导者;机敏要求秘书人员要比其他工作人员具有更机智、敏捷的心理品质。秘书的机敏心理品质包括思维机敏和动作机敏;稳重则要求秘书人员处世稳健、办事稳当和应急稳妥;坚毅则要求秘书人员必须具有顽强的意志和坚忍的毅力，敢于直面困难和挫折;随和则要求秘书人员要乐于助人、宽以待人，善解人意，善于随时协调各种关系，善于化解各种矛盾和冲突;幽默则是秘书人员智慧、学识、机敏和风趣的综合体现，它能够随时化解工作中的尴尬局面。
(二)适当的心理调适
适当的心理调适是指秘书人员的心理状态要随着环境的不断变化而逐步调整。善于调节和控制自己的情绪与行为，是秘书人员具备良好心理素质的表现。情绪对秘书的精神状况、工作效率以及处事态度和待人方式等方面都有着十分重要的影响。因此，秘书人员要学会驾驭自己的情绪并能进行适当的心理调适。这就要求秘书：首先要具备坚强、豁达的个性素质和正确的人生态度;其次要提高情感修养的自觉性，掌握自我调节的本领，通过克制、暗示、分心、反省等方法进行自我调节;最后要拥有健康的体魄。这是当好秘书的生理基础条件。只有具备心理调适能力的秘书人员，才能以饱满的热情投入到工作中去。
第三节秘书人员的工作艺术
一、良好的语言表达艺术
掌握一定的语言表达能力是胜任秘书工作的前提，而具备过硬的语言表达艺术则是对秘书人员的更高要求。过硬的语言表达艺术可以从以下三个方面来衡量：一是恰当运用角色语言，说话要和身份、地位相符合，体现秘书自身良好的素质和修养;二是注重说话的场合和语言环境，做到出言审慎，分寸得当;三是讲究说话的方式，既做到语言明晰，语意表达准确，又能在适当的时候幽默风趣，委婉含蓄。要具备良好的语言表达艺术绝不是一蹴而就的事情，它需要秘书人员要在长期的生活和工作实践中进行多方面的学习，经过长期的积累和锤炼，逐步造就自身语言表达艺术的魅力。
二、出色的人际关系协调艺术
协调主要是指秘书人员在自己的职责范围之内，或根据领导的授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现其共同目标的行为过程。人际关系的协调是秘书工作的一项重要职能。秘书工作的人际关系协调包括协调与领导的关系、协调领导之间的关系、协调与
同事之间的关系三个方面，做好这三方面的人际关系协调工作对于促进决策的形成、保证决策的落实、理顺各种关系、优化整体功能、提高机关效率具有重要的作用。
(一)协调与领导的关系
秘书与领导的关系是一种特殊的上下级关系。领导会把有些人际关系的问题转给秘书来处理;还有些人际关系问题，则是由领导与秘书共同商量，并经领导同意后由秘书处理。秘书与领导的关系，直接影响秘书的工作环境、工作业绩甚至心理健康。因此，秘书必须充分重视，认真处理。
秘书人员首先要正确认识自身的角色地位，做到准确定位而不“越位”。领导和秘书各司其职。作为领导，依据法律或章程赋予的特定职权进行工作;而作为秘书，则应围绕领导去实现目标。因此，秘书需要准确认知自己的社会角色，摆正自己的位置，防止和克服“越位”现象。秘书在处理与领导关系时要防止“越位”现象的出现，这既是由社会分工决定的，也是一种积极的措施。秘书人员要对自己进行准确定位，就需要秘书人员正确审视自己，站在领导的角度去考虑和思考问题，合理控制、减少或降低自己不合理的期望值。其次要加强信息反馈。所谓信息反馈就是要实事求是地反映工作中的成绩和问题，总结经验教训，完善措施，改进工作，把群众的意愿、要求和建议及时反映领导，便于领导调动一切积极因素进行工作。最后，秘书还要处理好同领导群体的关系。
(二)协调领导之间的关系
由于领导者的分工不同，领导在思想观念、工作风格和个性特征等方面也存在着差异，因此领导成员之间有时难免会产生意见或矛盾。而秘书在社会组织里负责联系上下左右，与各部门和各单位领导接触频繁，所以遇到领导间的矛盾，秘书人员就应该积极地做好工作，加强信息的联络和沟通，促进协调，消除领导者之间的误解和隔阂，当好领导者之间的媒介。一个称职的秘书应该尽力促进领导群体的沟通和理解，使其统一认识，团结一致，把精力用到工作上，为了总体目标的实现而努力。
(三)协调与同事之间的关系
由于秘书与同事之间既是合作者又是潜在的竞争者，因此协调好与同事之间的关系，对于秘书人员来说更具有挑战性。在实际工作中，秘书人员在进行与同事之间的沟通协调时应注意以下几点：
1.注重主动沟通和及时沟通
有些同事可能因为误会等原因对秘书工作产生误解，从而导致工作上的不配合，甚至产生一些不良的传言。因此，秘书人员在工作中就应该注重与同事之间的主动沟通和及时沟通，以便于工作顺利开展。但要注意在沟通时要选择合适的沟通时机、场合及方式，并要注意观察沟通时的态度表现等，因为这些都直接影响着沟通的效果。
2.注重“求大同存小异”
由于人们思考问题的角度和方法在一定程度上存在着差异。而这些差异有可能导致秘书和同事之间就同一个问题的看法不一致甚至是意见相左。这个时候就需要秘书人员秉承“求大同存小异”的原则来处理和同事之间因看法不一致甚至是意见相左所产生的问题和矛盾，并在此基础上寻求解决问题的方法和途径。
当然，如果涉及原则性的问题和观点时，秘书人员则必须坚持公正客观的原则，不违背党和国家的纪律的前提下处理事情。
3.注重同事之间的关怀
所谓同事之间的关怀，就是指在同事最需要关怀和帮助的时刻及时给予帮助。同事之间需要支持和帮助的关键时刻，表现在许多方面，譬如工作出了漏洞需要补救时、刚刚接手新工作不熟悉以及不适应时、受到排挤身陷逆境时等等，在这些情况下，均应给予对方热情的支持和帮助。这样不仅能及时解决对方所面临的困难或问题，更能促进同事之间的沟通和联系，加强彼此间的感情和交流。 经典真题回顾
真题1(单选题)秘书人员必备的基础知识分为社会科学基础知识和自然科学知识两个方面，下列选项中不属于自然科学知识的是()。
A. 物理B. 化学
C. 外语D. 生物
【答案】 C
【解析】 秘书应具备的基础知识可以分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，包括语文、历史、地理外语等知识;另一方面是自然科学知识，包括物理、化学、生物等知识。
真题2(单选题)()指秘书人员所在行业、系统的专业知识。
A. 基础知识B. 专业知识
C. 行业知识D. 相关知识
【答案】 C
【解析】 行业知识是指秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的秘书人员必须具备行政管理知识，在工商企业工作的秘书人员必须具备企业管理知识、市场营销知识。
真题3(单选题)秘书的人际关系最主要的是秘书与()。
A. 上级领导的关系B. 本级领导的关系
C. 本级职能部门的关系D. 本单位群众的关系
【答案】 B
【解析】 由于秘书工作是为领导的工作提供辅助性服务，因此，秘书的人际关系最主要的是秘书与本级领导的关系。
真题4(单选题)秘书口语表达能力的主要要求是()。
A. 能言善辩B. 快速详尽
C. 长于概括D. 准确得体
【答案】 D
【解析】 秘书口语表达能力即秘书的语言表达能力，语言表达能力是秘书人员必备的基本能力，因此秘书人员在运用语言表情达意时，应做到口齿清楚、语言简洁、观点明确、条理清晰、态度从容、文明礼貌，说话注意场合和方式方法，而主要要求是准确得体。
过关强化训练
1.秘书人才的培养方向应是适应领导工作需要的()型人才。
A. MB. SC. XD. T
2.()是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习和积累所达到的水平。
A. 素养B. 素质
C. 涵养D. 内涵
3.()是人们对事物间接和概括反映的能力，是秘书人员智力结构的核心要素，其他要素均为其服务并受其支配。
A. 思维力B. 观察力
C. 注意力D. 想象力
4.下列属于加强秘书人员的政治思想修养的措施的是()。
A. 学习秘书人员保密规定B. 学习科学发展观
C. 学习专业知识D. 学习办公室规定
5.()是秘书部门各项工作的基础，也是秘书人员的基本功之一。
A. 调查研究B. 撰写公文
C. 公务接待D. 沟通协调
6.稳重与机敏相辅相成，秘书人员既要做到事事机敏，又要做到处处稳重。下列选项不属于秘书人员的稳重的是()。
A. 处世稳健B. 办事稳当
C. 待人稳重D. 应急稳妥
7.下列选项不属于秘书工作中坚持实事求是的原则的要求的是()。
A. 督察检查要落实B. 调查研究要唯实
C. 信息工作要求实D. 秘书写作要真实
参考答案及详解
1.D[解析] 所谓T型人才是指按知识结构区分出来的一种新型人才类型。用字母“T”来表示他们的知识结构特点，“—”表示有广博的知识面，“|”表示知识的深度，“T”表示两者的结合，是既有较深的专业知识，又有广博的知识面。因此，T型人才就是集深与博于一身的人才。新形势下，对于秘书工作的各项要求正在不断地提高，因此秘书人才的培养方向应是适应领导工作需要的T型人才。
2.A[解析] 素养是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习和积累所达到的水平。它是人的一种较为稳定的属性，对人的言行举止等各种行为起着长期、持续的决定性作用。
3.A[解析] 思维力是人们对事物间接和概括反映的能力，是秘书人员智力结构的核心要素，其他要素均为其服务并受其支配。秘书工作的性质和功能决定了秘书人员必须具备良好的思维力，勤思善谋，发挥参谋和智囊作用。因此，正确答案为B。
4.B[解析] 秘书人员的政治思想修养主要包括两个方面：一是理论知识，即观点、范畴和要领体系;二是理性思维能力。秘书人员的政治理论修养从本质上说是马克思主义修养。选项B属于理论知识的学习。因此，B为正确答案。
5.A[解析] 秘书部门的各项工作，无论是提供信息、起草文件，还是处理来信来访，做好查办和其他服务工作，都离不开调查研究。调查研究是秘书部门各项工作的基础，也是秘书人员的基本功之一。
6.C[解析] 稳重与机敏相辅相成。秘书人员既要做到事事机敏，又要做到处处稳重，给人以可信任感。秘书的稳重包括处世稳健、办事稳当和应急稳妥。
7.A[解析] 实事求是，是毛泽东思想和邓小平理论的精髓。秘书工作是否遵循实事求是的原则，直接关系到领导决策是否实事求是，关系到领导机关与领导人的工作是否实事求是。特别注意：(1)调查研究要唯实;(2)信息工作要求实;(3)秘书写作要真实。