宁波天航国际物流货代销售操作流程
作者：姚雨婷 张向东
来源：《中小企业管理与科技·下旬刊》2014年第06期
摘要：随着改革开放的不断深入，以及经济全球化进程的不断推进，货代企业发展物流成为一种趋势。在简单中间人难以生存的情况下，通过物流进一步提高服务能力，强化核心竞争力，创造更多的市场价值，对于我国的货代企业来说，将成为二次创业的途径。本设计结合所学的国际贸易的专业知识和毕业实习岗位实习经验，对宁波天航国际物流有限公司货代业务操作流程进行了设计，并探讨了货代业务操作过程中各个环节的策略，总结了本人对货代业务操作的认识和心得。
关键词：货代操作流程途径
0 引言
随着中国经济的持续发展，进一步催生了货代和物流的发展，主要表现为进入本行业的企业日益增多。中国在1983 年的时候，国际货代企业只有中外运一家，然而截止到2003 年11月，经过商务部批准设立的一级国际货代企业已经有4100家，而且，新的货代每天都在诞生，每月平均增加近100家。在中国货代市场上，实际从事货代业务的个人或组织，还有一大批没有取得一级代理资格，据业内人事估计，在全国范围内大约有3万家。中国的物流公司数量更是数不胜数，在中国由于物流的概念出现的比较晚，大家争先恐后赶时髦。原先的快递公司、搬家公司、运输公司、仓储公司和货代公司，都纷纷冠以“物流”的名称；海陆空的承运人也在拓展服务领域，搞物流；制造企业和商品流通企业成立物流公司。在这种情况下，物流企业在中国很快形成庞大的队伍，有关数据表明，中国的“物流”企业将近二十多万家。 1 宁波天航国际物流有限公司概况
宁波天航国际物流有限公司是一家由外经贸部批准的拥有国际货运权、进出口贸易权的一级货运代理公司，本公司拥有一支年轻化、知识化、专业化的员工队伍和全新的现代科学管理体系。为您提供全程的国际化服务。
经过十余年的努力，天航物流在长江三角洲经济圈致力打造国际物流一流平台。在依托宁波、上海、乍浦等港口的基础上，天航的操作平台及和船东、航空公司订舱代理的优势平台为众多外贸企型企业提供便捷、高效、优质的国际物流服务。天航国际物流现已拥有二百多位经验丰富、业务娴熟的专业员工团队。在港口上已建立自己的专业外贸天航仓储，在国内集装箱公路运输上，公司斥资投入建立天航集装箱卡车运输车队。
我们的业务范围：我公司（天航物流公司）承接世界各大贸易港口的运输业务，为客户选择最佳航线，提供最佳运价，而且在操作单证处理方面提供优质服务。公司的经营范围包括海运进出口货物的国际运输代理，以及揽货、订舱、仓储、拼箱等业务。
2 天航货代销售操作基本流程
2.1 询价、报价
2.1.1 海运询价：①需掌握发货港至各大洲，各大航线比较常用，及货主常需服务的港口的价格；②主要船公司船期信息；③需要时应向询价货主问明货名，危险级别等相关类别的信息。
2.1.2 陆运询价：（人民币费用）①需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；②各港区装箱价格；③报关费、商检、动植检收费标准。
2.1.3 对于不能及时提供服务的，需要留下顾客的联系方式，在一定程度上便于在短时间内回复货主。
2.2 对BOOKING进行确认：第一次传的BOOKING可以不详细，写上托运公司名称、目的港、柜数等信息，然后谈好相应的价格就行，最后为了确保双方的利益盖上公章。
2.3 向船公司进行定舱：接到BOOKING后，货代根据和客户谈好的情况，向船公司安排舱位。
2.4 船公司放S/O：所谓S/O就是提柜，装船的凭证。船公司确认有舱并放S/O （SHIPPING ORDER）给我们。
2.5 拿S/O提柜：拿到S/O后，根据S/O上面写的指示打单，并去指定地点提柜。打单后才会产生柜号和封条号。
2.6 做柜：拖车拉了吉柜（空柜）去工厂装柜也叫做柜。
2.7 还柜：装完柜子，打上封条，拉回码头堆场，也可以叫进关。
2.8 报关：拖车一过闸，海关的系统上有显示过闸，就可以开始报关了。
2.9 放行：没问题了，放行了，就等着安排装船了。
2.10 提供补料：因为第一次的BOOKING上面的内容只是大概，所以要确认最后提单上的详细内容，就要提供补料。
2.11 开DEBIT NOTE：船公司向货代开，货代向客开。
3 天航货代销售流程详细分析之我见
3.1 货代业务员寻找客户的途径。Seles call其实是最有效的揽货方法。当你和对方接通电话后，再预约见面，使外贸公司的客户觉得，你们公司的销售，做事比较得体，不是很唐突，同时也会给外贸公司留下个好印象，这样你既不浪费时间也有好的效果。打Seles call是有技巧的，按我实践结论：首先，不要接通电话后就和对方说自己有多么多么的有优势，你最好先了解下对方公司的产品信息，出口量，具体港口，最近外贸发展情况，不要让外贸员认为，你的目的就是为了揽货而打电话的，而是真心为人家提供服务的。
3.2 接到托单后需要注意的地方。当拿到客户的托单，须认真审核单子，查看托单是否清晰，如有疑问一次性致电客户，做到心中有数再行配舱。我们公司会有我们业务和客服2次和客户核对，确保无误。
配载单子必须字迹端正，清楚，整洁，书写简明扼要，填单后应复核，自查无误交主管审核后再传订舱代理订舱。天航有专门负责每个船公司的操作，这样使各个船公司的操作差异引起的错误降到最少。
订舱后，应尽早将正确的船名航次，提单号码，预计开航日传真给客户，以便客户作保险等相关用途。并确认箱单何时可以拿。
报关前一天必须拉箱/进仓。如拉箱，可看情况将客户指定时间做相应调整后告之车队。如果内装进仓，请尽早将箱单带到仓库提箱，并注明进仓编号与准确的进仓数量，以便仓库即时装箱进港。
让客户尽早寄报关资料，以便于审核。需审核的内容包括：报关资料是否为此托单资料，有无缺少单证，特别要注意报关单的境内资料地、中文品名、海关编号（是否需商检）、计量单位和毛净重等的填制。
在报关前一天或者报关当天应即时提供舱单给订舱代理，要求书写工整，仔细核查填写内容，箱封号可与网站上确认后再行发布。
客户要求的提单倒签、提单电放，必须让客户提供保函，并做好留底工作。但此前，电放必须由业务员向领导申请，且需要客户的书面确认，再由指定人员审核后，交由领导批准才可电放。
提单须在报关天传真客户确认，如船公司未传真确认件可先自行打提单给客户确认后，再与船公司确认，但必须注意时间性。实际提单要在船开后3个工作日后才会签出。
3.3 天航货代工作货主之间关系处理。①多方联系船公司，降低运费。经常和运输公司保持良好的联系，建立融洽的个人友情，获得良好稳定的价格。②通过产品了解降低运输成本。货代要经常了解货主的产品，尺寸，规格。③了解价格条款，争取最佳组合。货代要了解FOB条款下的费用组成，也要了解船公司，运输公司的费用组成。④经常向货主介绍货代和船公司的业务流程。货主经常是快到发货期了才来定船，有时没有船而耽误的发货时间。⑤货代报关要及时。及时报关可以帮助货主节约费用。⑥货物变更要及时修改单据。经常遇到货主报关和发货实际不一致，一定要及时更正，虽然现在改单收1000元，但避免不必要的麻烦。 4 总结
经过了自己的思考以及解决过操作过程中的各种问题，总结出如上的5条流程设计以及处理重点，在实践中进行了一定程度的应用，效果还是比较喜人的，较平时的操作出现错误明显减少，客户抱怨明显降低，更加避免了客户的投诉，在个人的货代销售过程中，能完整得处理好各个方面的关系，避免了很多一部分的问题，业务量和利润也得到了保证。相信贯彻我设计流程中的步骤以及方式方法，在以后的工作中，一定能够创造出更大的成果。
参考文献：
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