图书馆及档案论坛
浅 谈档案 电子化 管理
方玉林
湖 南工 艺美术职 业 学院
湖南
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【 摘 要 】所谓 电子文件是指人们在社会 活动中形成 的，以计算机盘片 、磁 盘和光盘等化学磁性材料 为栽体 的文字材料 。它主要 包括 电子文书、电子信件 、电子报表 、电子 图纸等等 甚至连 文件 的起草 、签发 、催办、归档等动作过程都 通过计 算机在通讯线路 中进行。这
种 变 化 决 定 了档 案 工作 也 将 进 入 电子 化 时 代 。 一 是 电 子 文件 不再 是 直 观 的 纸 质 文 件 ，它 需 要 借 助 现代 办 公设 备 才能 阅读 利 用 。二 是 电子 文
件 可以直接 由计算机等现代 办公设备讯速地处理和传 递。三是 电子文件的利 用是可共免的 ，不受时间和距离的影响 。四是 电予文件的保存 和 环 境要 求 与纸 质 档 案 不 同 ， 它对 保 存 场 地 的 面 积要 求 不 高 ， 而对 环 境 的 温 湿度 、防 磁 性 等 条 件 的要 求很 高 。 因此 ，档 案 信 息 电子 化 是 档 案 利 用 工作 发 展 的 必然 趋 势 。 【 关键词 】档案 电子化管理 在各种信息资源 中． 案以其独具的与人类社会各种活动的伴 档 生 关 系及 所 载信 息 的原 始 性 、 实 性 等 特 殊 性质 而 占据 着 独 特 的 地 真 当今世界 已步入信息化 的时代 档案工作也必然要进入数字化 发展阶段 ， 以数字化采集技术 为手段 ， 以档案业务管理 系统为依托 向档案电子化 管理发展将是必然趋 势。要加 强档案 的电子化管理 ， 首先要提 高认识 增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感 站在 历史文献 的高度看待 电子档案管理 的现实意义 ． 借鉴正式文件管理 的方式和方法 全面提高电子档案管理 的质量和效果。 （） １ 建立电子档案管理制度。建议 由上至下建立起统一的电子 档案管理 制度 统一规范电子档案 的制作 、 收集和归档的方法、程 序、时效等 内容 ，定期整理 、分类归档、专人 负责 ．妥善保管 ．避 免因机 构改革．个人工作岗位调整 ． 用计算机更迭 、 所 工作移交过 程中的疏漏等 原因引起 的电子档案历史资料 的遗散 ， 确保历史档案 资料的完整。 （） ２ 建立电子档案应用共享平台 。要建立 电子档案应用共享平 台 ， 内部局域网服务器上开辟专 区．以科室为单位分业务类别建 在 立档案 目录 ．目录下按 发生 时间存放相关电子档案资料 。 共享平台 按级次设置查访权 限 以供机关各科室 自行查询所需 资料 ， 避免各 岗位人员的相互打扰 ，消除影 响资源共享的其他 因素．促进整
体工 作 效 率 的 全 面提 高 。 （ ） 极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充 ３积 实干部队伍 ，如计算机专业人才 ，对此类人才可以经过短期专业培 训就基本能够达到 电子档案管理工作的需要 。二是加大学习投入 ． 对与档案管理 工作有关人员 进行比较系统 的档案管理基础知识 、 计算机 知识、数字通信技术培训 ， 使他们掌握电子档 案管理 的基本 知识技能 解 决电子档案管理人才缺乏的现状 。 （） ４ 及时做好硬件设备的更新维护 。由于计算机不断地升级 、 更新、换代 ，对所有 的电子档案来讲 它在形成 时所依赖的技术 ． 往 往 是 已 经 过 时 的技 术 这 是 科 技 进 步所 带 来 的必 然 结 果 。因 此 ， 电子档案也要不断地 “ 迁移 ”、 ” 复制”，以适应新 的 “ 生存环境 而不被 “ 淘汰 ”。同时 ，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相 关定义参数等加以保存 ， 或采用其它方法和技术力加 以转换 ， 防止 新技术不能处理 旧问题情况 的发生。 电子档案 自身的特点 ， 决定 了它的保管要比纸质档 案的保管更 加精心细致 ．更需要科 学技术和现代化手段的参与。存储档 案的光 盘、磁盘如果放置不当 ， 库房的温度、湿度及光线不适宜 ． 就会缩 短其寿命 甚至瞬间就完全破坏 ．失去利用价值。这就要求我们在 保护和管理 电子档案 时，规范保管标准。 参考文献 ＿】 １李仕 宝， 宁， 许 蔡彦虹． 电子文件 归档 与电子档案 管理初探 【 Ｉ 】 农业科技 管理 ，２ ０ ， ） １ ４ ０ ５（ ： — ３ ５４ ｆ 王 萍 国 外 电 子 文 件 档 案 长 期 存 取 技 术 追 踪 Ｕ． 报 科 ２ ］ 】情 学， ０ ， ） １— １ ２ ２ ２： ３ ２ ５ ０ （ ２ ｆ 王 茜 ， 刘启 滨 基 于 Ｓ ＫＩ ＸＭＬ Ｅ Ｅ ３ １ Ｐ 的 Ｗ Ｂ Ｂ服 务 安 全 性 分 析 计算机 工程与设计 ＿＿ ０ ，（） ６７ １３ ． １２ ６ ９：１ ３ — ６ ８ １０ ｆ 李 京 萍 ． 子 文 件 及 其 归 档 管 理 ｌ． 电 兵 船 档 ４ １ 电 Ｉ机 １
案 ，０５（） ５ ２ ２０ ， ： — ６ ４２
位。作为各行各业都 离不开的档案工作 ， 用电子化管理档 案信息是 历史发展 的必然趋势。档案信息电子化 ，是以馆 室藏档案资料纸质 或机读形式 为主要物质对象 ， 用计算机 对档案文献进行收集、筛选 和不同层次 的加工 ． 使之转化成为微机软件形式 的二次文献信息供 人们利用的过程 。手工信息加工工作模式是 ： 选题——选材—— 编辑—— 出版 的工作方式 ，即从 文件资
料形成到开发 二次文献 信息”时间长，造成信息失效 ，严重影 响了档案信息的应用价值 。 档案信息电子化 ，编者可直接利用机读形式的档 案，利用 电脑完成 信息加工工作程序 ，快捷地 出版二次文献。手工编辑信息成果 出版 需要较多的经费 ，但 目前企望 国家给档案部门拨较 多的经费进行信 息编辑是不现实的，依靠 自身解决也不 是件容易 的事 解决不好 ， 档案工作者的辛勤 劳动成果只能 待字闺中 。 在信息电子化 系统 中，电子文件从起草、修 改到印发都在计算 机上进行 ．它便于修改 便于复制的特 性 使得最能体现档案原始 记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系 统 中的最后一个 文本 ，没有草稿与 印稿的区别 ，也没有正本 与副本 的差异 甚至文件 与档案之 间很难划定 一条人 为的界限 。它给档案 管理工作造成 的影 响与冲击必将是全面 而深刻 的。 在信息 电子化条 件下 ，传统的档案工作开始 引进现代化技术 ．一向隶属于社会科学 领域的档 案工作 ．在 电子化建设过程中要融合 、渗透许 多自然科学 领域的技术与知识 这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长 远看 ，档案信息化 建设 的发展就是档案信 息化 的推进 档案信息化 建设涉及的不是档 案管理工作的某一部分或是某个局部 ． 而是对整 个管理工作起到 牵一发而动全身的作用。具体地说 ，档 案信息 电子 化的作用主要有 以下几个方面 ： （） １ 可充分利用和发挥现有微机的潜能 提高利用率 。目前 ， 大多数基层 档案馆 室 对计算机的应 用单一 ，开发功能简单 ， 有 的仅仅用于档案著录或文件打字贮存 利用的低效率造成人力 、物 力 、财力和时间的极大浪费 ．使现代化 设备不能尽其用 。 （） ２ 缩短二次文献信息的加工时间 ． 提高档 案信息的时效性。 手工信息加工工作模式是 选题一选材一编辑一 出版 ．这条 慢工 出细活”的工作方式 ，即从文件资料形成到开发 ” 二次文献信息 ” 时间长 ．造成信息失效 严重影响了档案信息的应用价值 。档案信 息电子化 编者可直接利用机读形式的档 案，利 用电脑 的功能完成 信息加工工作程序 ．快捷地出版二次文献 。 （） ３ 档案信 息电子化 ，可一次投入 ．多次产 出 ，可改变信息加 工工作受经 费限制的局面 。手工编研信息成 果出版需要 较多的经 费 ，但 目前乃至今后一个相 当长的时期 内 ． 望国家给档 案部 门拨 企 较多的经 费进行信息编辑是不现实的
． 靠自身解决也不是件容易 依 的事 ，解决 不好 ，档案工作者的辛勤劳动成果只能 待字闺中 。 （） ４ 档案信 息电子化 ，信息成果可多份拷贝 ．将拷贝成果送到 领导及各个部 门，就扩大 了社会影响 ． 拓宽 了服务范围 ， 档案部 门
的 地 位 自 然也 就 得 到 了提 高 。
（） ５ 档案信息电子化 ，可使档案信息顺利地与最新技术接轨 。 虽然 ” 信息高速公路”在我国尚在起步阶段 ，但档 案事业要注意这 方面发展 动向 ． 超前拿 出对策 使档案工作适应 这一客观形势 的变 化和要求，使现在的劳动 电子化 ，为将来 信息高速公 路 中有一 束档案信息打下基础。
＿Ｉ 国 益 ． 子 档 案 系 统 特 点 及 功 能 综 述 卟 武 夷 科 ５齐 电 学，０６（２： ２ ２ ４ ２０ ， ） ９ — ９ １ ２ 『 付 传 菊 ． 动 电 子 文 归 档 工 作 思 考 【ｌ 钢 科 ６ １ 推 Ｊ莱 １
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