采购管理作业指导书

1、目的

为规范产品采购工作所需服务和产品的采购工作，保证产品采购工作质量的服务和产品采购符合工作要求，特制定本作业指导书。

2、适用范围：适用于物业公司产品采购。

3、职责

3.1办公室负责、使用部门协助对服务和产品采购供方的选择、评价和管理。

3.2使用部门负责采购计划的编制。

3.3办公室负责服务和物资的采购。

3.4办公室负责对服务和产品采购的外在质量验收。

3.5使用部门负责对服务和产品采购的内在质量验收。

4、作业要点

4.1 供方的选择、评价和管理

4.1.1 供方的选择

4.1.1.1 对所需要的服务和产品有特殊要求的，由使用部门负责进行咨询、调研，提交供方预选名单。

4.1.1.2 对所需要的服务和产品没有特殊要求的，由办公室负责进行咨询、调研，提交供方预选名单。

4.1.2 供方的评价

4.1.2.1 由办公室组织、会同使用部门对供方进行评价，填写《供方评价表》。

4.1.2.2 经评价符合要求的供方，经主管领导批准，列入《合格供方名录》，建立供方档案。

4.1.3 供方的管理

4.1.3.1 办公室每年对合格供方进行一次服务情况评估，评估情况填写《供方服务情况考核表》，评估不合格的将取消合格供方资格。

4.1.3.2 对在采购验收工作中发现的问题，应及时通知供方纠正，填写《供方服务差错记录》。

4.1.3.3 对发生过质量问题，并且没有明显改进的供方，取消合格供方资格。

4.2 采购计划

4.2.1 采购计划的分类

采购计划可分为年度、月份和临时三种，每年12月末以前提交下年度采购计划，每月10日以前提交下月采购计划，临时采购计划提前三天提出，特殊情况可以当天提出。

4.2.2 采购计划的编写与审批

4.2.2.1 一般服务和产品的采购，使用部门编写采购计划-填写《物业公司购置申请单》，以《物业公司内请示、报告》提出申请，经办公室会签，报主管领导批准。

4.2.2.2 特殊服务和产品的采购，使用部门直接以《物业公司内请示、报告》提出申请，经办公室会签，报主管领导批准。

4.3 采购的实施

4.3.1 办公室采购人员必须按照经过批准的采购计划，到合格供方处进行采购。

4.3.2 如果无法按照采购计划进行采购，由使用部门进行采购计划更改，重大更改应报经主管领导批准，再进行采购。

4.4 采购的验收

4.4.1 办公室负责采购物资的外观、数量、规格等外在质量的验收。

4.4.2 使用部门负责采购物资内在质量的验收。

4.4.3 办公室负责处理验收过程中发现的问题。

4.5 特殊采购的实施

当服务/产品急需，来不及进行供方评价，报经主管领导批准，可以先实施

采购，日后补办评价手续。

5、形成的记录：供方评价表

合格供方名录

供方服务情况考核表供方服务差错记录物业公司购置申请单物业公司采购请示、报告

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