第三章 文书处理
内容提要：文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容。章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书制作的的基本环节。对文书的撰写、传递和处理的基本程序和操作要点做了专门的介绍。学习
本章内容可以帮助学习者正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处
理的基本方法与技能。
第一节 文书处理的基本知识
一、文书处理的含义
“文书”是一个整体概念。文书一词，在公务活动中以及日常生活中适用较为普遍，他可以作为所有文件材料的总称，既可以指公文文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。
“文件”是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。从广义上说，它和文书一样，即可指公文文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。通俗地讲，文件在书面范畴是指公文、信件及有关政治、时事、学术研究的方面的文章。
“公文”是公务文书的简称，是指机关单位进行公文活动而形成的文件材料。
文书处理又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理，是国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。
二、文书的分类
（一）按行文关系分类
第一、上行文。在垂直的领导系统中，下级机关向上级机关呈报的公文就是上行文。有请示、报告两种。
第二、下行文。上级机关向下级机关发送的公文就是下行文。有逐级下行文和多级下行文。
第三、平行文。没有领导或指导关系的机关之间，及不相隶属的机关或平级机关之间往来的公文。
（二）按制文机关分类
第一，行政公文。有13种，具体包括：命令、决定、公告、通告、通报、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 第二，党的机关公文。有14种：决议、决定、指示、通报、通知、公报、报告、请示、批复、条例、规定、意见、函、会议纪要。 第三，法规文件。即国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令和行政法规。如章程、条例、规定、规则、办法、细则、守则、制度。
第四，外交文件。即外事活动中专门使用的文件。主要有国书、议定书、照会、备忘录、护照、条约等。
第五，司法文书。即公安、检察、法院等机关和部门，在依法处理各类案件中产生、使用的文字材料。主要有立案报告、破案报告、通缉令、提请批准逮捕书、起诉意见书、撤销案件报告、起诉书、公诉书、各种笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等。
第六，计划文件。即由各级政府提请权力机关审查批准的经济与社会
发展计划、财务预决算方案等。
第七，军事文件。亦称军用文件，是军队内部以及与军外往来所使用的文字材料，主要有命令、通令、指示、通知、布告、请示、报告。
（三）按性质作用分类
第一，指令性公文。即国家和地方领导机关、组织中的上级单位发布的领导性、指挥性和对下级进行工作指导所使用的文书。主要是用于阐明工作原则、方法和措施，提出具体的工作目标。
第二，知照性公文。即上级机关向下级机关或者人民群众、有关人员告知某些事项，传递某些信息或者应当遵守的事项使用的公文。 第三，报请性公文。即下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复询问，请求指示或批准使用的公文。
第四，法规性公文。即对党的章程、国家的法律、政策及企事业单位的有关规定的阐发或扩展，内容具有较大的权威性与约束力的公文。
三、文书处理的基本原则
（一）实事求是
实事求是指从实际对象出发，探求事物的内部联系及其发展的规律性，认识事物的本质。通常指按照市委的实际情况办事。
（二）精简
精简是对文书工作的数量要求。主要是指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文版主义。
（三）高效
随着工作节奏不断加快，信息量海量增长，工作任务不断加重，公文
处理量也急剧增加，对办文质量和效率提出了更高的要求。对此，一是要精简，二是要强调公文管理规范有序。
四、文书处理的内容
（一）发文处理
包括文书的交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作。
（二）收文处理
包括收进文书的签收、登记、传阅、拟办、承办、催办、注办等工作。
（三）文书管理
包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作。立卷是指已经办理完毕的公文，根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。归档是指机关文书部门或业务部门奖处理完毕的文件整理立卷，定期移交给档案部门集中保存的过程。
（四）文书保密
负责文书保密的宣传、教育和检查，特别是“三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。
五、文书处理的工作要求
（一）及时
及时是对文书处理工作的效率要求，也是文书处理工作特性的具体体现。
（二）准确
准确是对文书处理工作的质量要求，是文书处理工作的基础。
（三）安全
安全是对文书处理工作的管理要求。
（四）统一
统一是对文书处理工作的组织要求。文书处理工作的统一，一是要实行统一领导，一般由办公室及其秘书部门统一领导和管理机关的文书工作；二是执行统一的公文处理制度，以实现公文处理的规范化、制度化和科学化；三是建立统一的公文处理渠道，应由公文处理部门或公文处理人员统一负责文件的收发、分办、拟办、核稿、用印、整理和销毁等；四是实行统一的公文格式。
第二节 文书的撰写与编辑
一、文书的撰写
（一）文书的用语
文书用语要注意规范化、专业化、要符合现代汉语规范和语法。
1、开头用语
用于说明发文原由、意义、根据，或介绍背景材料及情况等用语。一般可以用：为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、兹派„„
2、承启用语
文书中用语链接开头与主体部分，或者是各部分之间的用语。8一般可以用：根据„„现决定、根据„„特通告如下；依据„„公告如下；为了„„通报如下；为此，现就„„问题请示如下；现将„„报告如下；现就„„问题，提出如下意见；经„„批准，现将有关事项通知
如下；拟采取如下措施；经„„研究，答复如下，等等。
3、引用用语
文书中如需引用原文或其他文书中的内容，可以使用引用术语。如：悉、收悉、敬悉、欣悉等。
4、称谓用语
文书中提到不同的称谓，可以用：我、贵、你、本、该等。
5、经办用语
文书中涉及事情经办时，可以用：经、业经、兹经、未经、拟、拟办、拟定、施行、暂行、试行、可行、参照执行、审定、审批等。
6、表态用语
文书如需要对具体问题进行表态，可以用：同意、不同意、原则同意、可、不可、照办、望协助办理、尽快见复等。
7、结尾用语
文书的结尾部分应使用规范的结尾用语。
请示可用：当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；以上意见如无不妥，请批准为荷；妥否，请批复等。
函可用：请研究后函复；请予函复；不知尊意如何，盼函告；望尽快办理，并尽快见复；盼复等。
报告可用：特此报告，请审阅；请指正等。
批复、复函可用：此复；特此批复；特此专复等。
知照性公文可用：特此公告；特此通告；特此通知等。
（二）文书中数字的用法
文书中的数字目前使用时随意性较大，不仅显得混乱，而且容易造成歧义，影响工作的正常开展。文书中数字的运用应遵循以下规则进行：
1、使用阿拉伯数字
（1）统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。
（2）文中公历世纪、年代、年、月、日一剂实践中的时、分、秒要求使用阿拉伯数字。年份一般不简写，必须写全4位数，如2011年。
（3）物理量量值必须使用阿拉伯数字，兵正确使用法定计量单位。
（4）非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。
2、使用汉字
（1）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。
（2）中国干支纪年和夏历月日要求使用汉字。这类几年不应该与公历月日混用，并应采用阿拉伯数字括注公历。如：秦文公四十四年（公元前722年）；含有月日简称表示的时间、节日和其他衣衣的词组，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如“一二·九”运动（12月9日），又如五四运动、“三一五”行动。
（3）相邻的两个数字并列表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得使用顿号隔开。如十二三岁、一两个小时。
二、文书的字体与字号
（一）文书字体
文书的字体分为汉字字体、外文字体、和数码字体三种。
1、汉字字体
常用的有宋体、黑体、楷体和仿宋四种，此外，还有幼圆体、扁黑体、隶书等。
2、外文字体
常用的有白正体、白斜体、黑正体，此外好友手写体、花体等。公务文书中常用的是白正体。
3、数码字体
常用的为阿拉伯数码，有白正体、黑正体、白斜体和黑斜体等。此外还有各式圆码（如阳码、阴码）及角码（如上角码、下角码）等。
（二）文书字号
文书的字号可以分号数制、点数制、级数制三种。
1、号数制
号数制是用以计算字面大小的制度，常用的有11种：初号、小初号、1号、2号、3号、4号、5号、6号、7号等。可按字号之边长，能计算出倍数的关系分类，如初、2、5、7号，1、4号，3、6、8号的边长均成倍数关系，可为计算、变化字号提供方便。
2、点数制
点数制是国际上通用的计算字面大小的制度，以“点”数多少区别字面的大小。
3、级数制
级数制是照排计算字面大小的制度，以“级”数多少区别字面的大小。
三、文书的排印
文书的排印是秘书的移向基本功。文书撰写、修改、定稿以后，为了让读者更好的阅读和了解文书的内容，往往通过排版来达到醒目、美观、清晰的目的。公文对文面格式有严格的规定，以下以公文为例，介绍格式的排印。
（一）公文用纸及版面尺寸
按《公文格式》规定，公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≧85%，pH 值为7.5～9.5。
公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm ×297mm 。
公文页面与版心尺寸：
公文用纸天头（上白边）为37mm ±1mm 。
公文用纸订口（左白边）为28mm ±1mm 。
版心尺寸为：156mm ×225mm （不含页码）。
公文中图文的颜色为黑色（有特殊说明除外）。
（二）排版规格与印制装订要求
排版规格（页面设置）：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
装订要求：公文应左侧装订 ，不掉页，不脱落，后背平整、不空。 为保证公文的严肃性和规范性，一般不得随意改换字体和字号，或者同一篇文书中词语集中字体。公文文字从左至右横写、横排。
（三）公文的排版规范
1、秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两个字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级及保密期限之间用“★”隔开。
2、 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两个字之间空1字；如需同时标示秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。
3、发文机关标识
发文机关标识由发文机关全程或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm ×15mm 。
联合行文时应使主办机关名称在前面，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，应保证公文首页显示正文。
4、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应
标全称，用六角括号〔 〕括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
5、红色反线
发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。党的机关公文红色反线中间有一五角星。
6、签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之间的距离为4mm 。
7、公文标题
红色反线下空1行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
8、主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
9、附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，
后标全角冒号和名称。多份附件应使用阿拉伯数码标序号（如“附件”：
1. ××××）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，福建的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
10、成文时间
用汉字小写将年、月、日标全；“零”写为“〇”，“〇”在许多计算机拼音输入法中都可以直接在“ling ”中找到。
11、附注
公文如有附注，用3好仿宋体字，居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行。
12、主题词
主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全程冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。
13、抄送
公文如有抄送，在主题词下1行，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
14、印发机关和印发时间
印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1
字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
15、页码
页码用4号白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm 。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页不标识页码。
16、公文中的表格
公文如需附表格，横排A4纸型表格应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格式，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
17、特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文处于一面。不可采取标识“此页无正文”的方法解决。
第三节 收文处理
收文，指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与管理。收文处理的一般过程与工作要求如下：
一、 收受与分流阶段
（一） 签收
签收是指机关设置的外收发人员，通信人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文后，按规定履行的确认、清点、核对、检查、签注手续。签收是收文办理的第一道程序，其作用，一是明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。
（二）、外收文登记
即由由外收发人员在完成签收工作之后，对收文情况做出简要记载。
1、 登记的形式：簿式、卡片式、联单式三
种。
2、 登记应注意:收文与发文，平件、密件与
急件一般应分别进行；分轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。
（二） 启封
即外收文登记完成后，公文送至机关统一
或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或送有关领导者亲启。
（三） 内收文登记
即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
（四） 分办
即对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
分办为公文确定运转方向。事关公文能否准确、迅速得到办理。分办应依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，以及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例等送交办理。分办 应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将文件处理单、文件传阅单等附上，使其随运转。
（五） 摘编
由文件管理人员对部分准备投入办理过
程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
公文摘编的目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。
二、 办理收文阶段
（一） 拟办
由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。
拟办是一项辅助的决策活动，目的是为决策者提供可选择的方案，拟办工作时应注意，认真研读文件，真正弄清对方的意图。问题的性质与实际情况；意见要简明，具体，得体；如果同时提出两个或两个以上方案时，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果；应将意见工整，清晰地写在文件处理单相应栏目中，并签注拟办人姓名与日期，当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。
（二）批办
即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策活动。法定责任者即机关或部门的领导人。批办的要求是：不得越权批办公文; 严格控制批办范围；批办意见务须明确，肯定，具体，前后一致，切实可行；批办意见过程中。如果发现公文所涉及的问题是自己无权或无法处置，可将批办改为拟办；批办意见应工整，清晰地写在文件处理单或文件传阅单的有关栏目内，并务须签注批办人姓名和日期。
（三）承办
即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
只有经过承办，公文才能产生切实效用。它是公文办理中的中心环节。在承办是应该注意。熟悉与公文内容有关的法律，法规，方针政策和上级有关的公文，熟悉有关业务；加强协商，努力协调各方面的关系；有效运用面谈，会议，电话沟通，现场办公等各种承办方式；分清主次，区别缓急，科学安排
承办层次；注重对承办结果的检查与监督。
（四）注办
即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在文件处理单相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否复办，复文号级复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人，通话内容与日期；现场办公的参加者，解决问题的方法措施与结果，主要约见人，承办人姓名，签注日期等。
三，组织的传阅与催办查办阶段
（一）组织传阅
指独份或份数很少的公文需经多部门或多工作单位人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。在组织传阅时应注意：选择合理的传阅路线形式；正确排序，随情况的变化做适当的调整；适当分流，如复制若干副本，积极利用并发展很多种传阅形式，如开辟阅文室，召集阅文者集中阅文，
利用现代化手段传阅文件等；建立传阅登记手续；及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅读后的批示。
（二）催办
由公文处理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
（三）查办
由公文处理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 公文的查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者有明显的区别：催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕。查办则不仅要监控承办过程，还要管理公文产生实效的全部过程，确保按时，按质，按量地将有关事务办毕；催办一般是围绕一份具体的公文展开，查办则是以一件事情为单位进行，在若干份公文反映同一件事情的情况下，查办往往围绕这样一组公文展开。
查办工作的一般过程是；即确定查办对象；交办。向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈。由查办人将查办情
况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对承办公文做出处理。 四，处置办结公文阶段
这一阶段包括立卷归档，清退，暂存，销毁
等规定程序。第四节 发文处理
发文处理是对本组织的公文实施的处置与管理发文处理的一般过程如下：
一、文稿的形成阶段
（一）、拟稿
拟稿指撰拟文件文稿。拟稿的要求：在内容上与机关的职权范围相一致，符合国家的法律、法规及其他相关规定，符合公务活动的客观规律，材料情况要真实，观点要统一，重点内容突出；做到结构合理，层次清楚、用词准确语言庄重平实、用语符合语法，论理合乎逻辑；形式上符合公文体式，坚持一文一事制度，篇幅要简短，切忌冗长杂乱。
（二）、会商
1、定义 会商是指当文件内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得同意或配合时所进行的协商活动。会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕取得一致意见后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。意见应签发在发文
稿纸的有关栏目内，要写明对有关问题是否同意，并亲笔签名和注明时间。
2、作用 维持公文的合法性，有效性，维护政令的一致。
3、注意问题 协商对象要齐全；为保证公文合法有效，其内容所涉及职权的所有机关和部门都应在协商范围之列，广泛征求其意见，征得其同意或配合；协商无果不得单方面行文；协商中，如未就有关问题取得一致，应及时向上级机关反映情况，请求指示，如未获准，不得按自己的意见向下行文。
4、会商的方式
①“跑会”，即主动到对方驻地去面商；②“函会”, 即向对方寄发草稿和有关函件，请其签注意见后再寄回；③也可以用会议方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论。
(三) 、核稿
核稿是指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作。
●核稿重点：①看是否需要行文，是否具备行文条件发文名义是否合适，有无错用；②看文种是否正确、规范，行文方向是否正确、准确，有无多头主送，滥
抄滥报、违制越级行文等现象；③看内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界限清楚、前后一致、详略得当等；④看格式是否规范、正确，文体是否正确，结构是否齐全完整；⑤看语言表达是否简明、得体、有条理，是否合乎语法、逻辑，是否准确，言语理解，没有歧义；